Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:
|
Этапы |
Мой комментарий |
|---|---|
|
Процесс составления номенклатуры дел и формирования дел |
Этой теме посвящается целая статья в делопроизводстве. Правильная номенклатура дел должна быть в любой организации. При небольших размерах фирмы скапливается совсем небольшое количество документов. Это упрощает составление номенклатуры. В большом учреждении она особенно важна для рационализации работы |
|
Подготовка законченных делопроизводством документов к передаче в архив организации |
На эту тему есть отдельная статья |
|
Подготовка дел к отправке на государственное хранение |
Когда организация – это источник комплектования государственного или муниципального архива (т.е. документы этой организации будут переданы туда на постоянное хранение). Обычно работники архивных организаций сотрудничают с такими учреждениями. Если вам не доводилось слышать об источниках комплектования, то наверняка вы не имеете к ним никакого отношения. |
Человеку, который несведущ в архивном деле, все вышеизложенное покажется довольно сложным заданием. На самом же деле с поставленной задачей не так сложно справиться, как кажется. Итак, обо всем по порядку.
Здесь вы сможете найти список нормативно-методических документов, по которым организовывается работа.
Экспертиза ценности документов может быть произведена в делопроизводстве самостоятельно или при участии специалистов, с которыми заключают соответствующий договор по оказанию услуг.
Экспертная комиссия организации
Независимо от варианта, который будет выбран для осуществления такой задачи как экспертиза ценности документов, в учреждении создается экспертная комиссия. Состав комиссии утверждают приказом директора. С примерами приказа о создании экспертной комиссии, приказа, который регламентирует изменение состава экспертной комиссии, можно более внимательно ознакомиться в специальном разделе «Образцы приказов» нашего сайта.
Также обязательно разрабатывают положение об экспертной комиссии учреждения. В основу может быть принят приведенный образец положения (файл doc).
В экспертную комиссию включается минимум 3 человека: ответственный за ведение архива – в обязательном порядке, а также для оптимальной работы – специалисты из разных направлений деятельности. В небольшой организации возможно ограничение до бухгалтера и секретаря. Обычно председателем экспертной комиссии назначают одного из заместителей руководителя.
В любой компании заседания экспертной комиссии проводят с обязательным составлением протоколов и так часто, как это необходимо. Здесь можно посмотреть на пример протокола заседания экспертной комиссии. В него входят все главные вопросы, которые встречаются в деятельности фирмы: о рассмотрении описей дел из архива, актов об уничтожении документов, инструкции по ведению дел и их номенклатуры.
Проведение экспертизы ценности документов
Ежегодно в структурных подразделениях проводят отбор документов, которые хранятся постоянно и временно (> 10 лет) для того, чтобы передать их в архив фирмы, решают вопрос о необходимости хранении дел, имеющих временные сроки (< 10 лет) хранения, или об их уничтожении в связи с истекшими сроками хранения.
При этом происходит использование номенклатуры дел фирмы за соответствующий год, типовых и ведомственных (если такие существуют) перечней документов с обязательным указанием их сроков хранения, а также другие нормативные документы, относящиеся к архивному делу.
На практике это означает следующее. Например, в архиве фирмы происходит обработка документов, которые находились на постоянном хранении, по личному составу за 2013 год. После просмотра номенклатуры дел, намечаются интересующие дела, определяется их местонахождение в том или ином структурном подразделении. Затем происходит сбор из данных отделов и намеченных дел постоянного хранения по личному составу за 2013 год. После отбора в установленном порядке дела передаются в архив. Специалист в архиве проводит научно-техническую обработку данных дел, что происходит в соответствии с нормативными требованиями формирования и оформления дел. Оставшиеся документы за 2013 год остаются на полках до окончания сроков хранения или до потери практического значения. Параллельно в структурных подразделениях отбираются для уничтожения дела с истекшими сроками хранения.
При отборе документов возможна переформировка дела. Такое необходимо, например, в результате неправильного формирования дел текущего делопроизводства. Это может быть помещение в дело документов с разными сроками хранения (постоянных и временных). Помимо этого, из дел постоянного хранения необходимо изъять черновики, дублетные копии, неоформленные, а также те документы, у которых есть отметка «ЭПК». Их также могли ошибочно отнести к категории дел постоянного срока хранения. К примеру, в перечне указан срок «3 года ЭПК». Частично документы такого дела могут иметь постоянный срок хранения как имеющие научно-историческое значение, другие же должны храниться в течение 3-х лет.
Стоит обратить внимание, что организации, которые не передают свою документацию в государственные или муниципальные архивы, могут заменять «постоянный» срок хранения на «10 лет» в соответствии с типовым перечнем. Может быть выбран и больший срок. В том числе и такой вариант как «до ликвидации организации». То есть, подобные организации не должны иметь документы постоянного хранения.
В таком случае разрешено частичное оформление дел. Не проводится пересистематизация и нумерация листов, дела не подшиваются в твердую обложку. Также необязателен лист-заверитель. Таким образом, разрешается хранить документы в папках, в которые помещены документы текущего делопроизводства, а также не производить дополнительные действия по оформлению дел. Но такие послабления не относятся к обработке дел по личному составу. Обычно срок их хранения составляет 75 лет, и обрабатываются они в установленном порядке.
В соответствии с существующими требованиями отбор дел необходимо производить исключительно с полистным просмотром. На практике это требование может и не соблюдаться. Это очень трудоемко, да и не всегда оправдано. В особенности, если документы отобраны для уничтожения, и они не имеют никакого практического значения. Дела, которые необходимо подшить в твердую обложку для постоянного или долговременного хранения, отбирают строго с полистным просмотром.
Результаты экспертизы ценности документов оформляются с составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел.
Александра Колоскова