Составление описи – это та работа, которую делать особо никто не любит, и зачастую это занятие принимает добровольный характер. Исключение составляют только те случаи, когда ее составление установлено нормативно-методическими рекомендациями в отношении документации, которая имеет длительные сроки хранения (больше 10 лет или постоянно) или особую специфику (например, судебные, следственные документы, личные дела и т.д.). Возможно также использование описи для дел, заголовок которых не дает представления об их содержании.
Соответственно, в текущем делопроизводстве ведение внутренней описи предполагается в случаях с важными документами, утеря которых повлечет возникновение неприятностей в организации. Например, личные дела сотрудников или большие тома с приказами по основной деятельности организации. Она там служит, главным образом, для быстрого поиска нужного документа или подстраховкой от «потери» отдельных приказов.
При оформлении и составлении внутренней описи документов должна использоваться установленная нормативными требованиями форма.
При желании или необходимости скачивайте образец внутренней описи документов дела в формате doc с примером того, как ее надо заполнять.
Обратите особое внимание на требования к сведениям, которые обязательны для указания в описи, а также на наличие итоговой записи в ней и подписи сотрудника, который ее составляло.
Когда перед сдачей в архив дело было прошито, а опись по каким-либо причинам в него не вошла, то можно ее приклеить к обложке дела на внутреннюю сторону.
Александра Колоскова