В разделе с образцами писем вы сможете увидеть разные примеры делового письма, которое также называют служебным. В данной же статье мы поговорим об основных правилах деловой переписки. Если вы освоите их, то сможете существенно снизть временные затраты на ведение делопроизводства.
Бланк письма
Важно помнить, что при написании делового письма всегда необходимо брать фирменные бланки организации. Это поможет подчеркнуть солидность вашего предприятия, ведь в мире бизнеса так же, как и везде, встречают по одежке. Инструкции по делопроизводству, либо специальный приказ организации должны закреплять в себе такие параметры как вид используемых бланков, а также состав элементов оформления (реквизитов) делового письма.
При написании данной статьи были учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». В соответствии с упомянутым стандартом можно применять в работе бланк письма с угловым расположением реквизитов, а также бланк письма с продольным расположением.
В бланке письма должны быть данные о предприятии, благодаря которым его легко можно идентифицировать. Например, бланк должен содержать наименование и логотип фирмы, ее сокращенное наименование, если оно указано в учредительных документах, а также почтовый адрес, адрес официального веб-сайта и электронная почта, а также контактные телефоны и другие реквизиты. Некоторые из вышеперечисленных данных можно и не включать в бланк, ведь никакие нормативы это не регламентируют.
У каждого листа делового письма должны быть поля шириной от 20 мм слева, от 10 мм справа, и от 20 мм снизу и сверху. Если служебное письмо содержит больше одного листа, то со второго листа необходимо нумеровать их сверху и посередине. При наличии приложений, каждое из них необходимо нумеровать по отдельности.
Правила деловой переписки
Деловая переписка ведется с использованием традиционного официально-делового стиля, который характеризуется лаконичностью и ясностью изложения самой сути вопроса, а также соответствием общепринятым нормам этикета и использованием стандартизированных фраз.
Деловое письмо может быть составлено как по одному вопросу, так и по нескольким сразу, но в данном случае они должны быть взаимосвязаны. Даже если вы обращаетесь в одну организацию, но по нескольким вопросам, то следует написать в один адрес сразу несколько писем.
Правила ведения деловой переписки предполагают, что на все письма должен быть дан ответ, за исключением тех, которые присылают лишь для сведения. На все поставленные в деловом письме вопросы следует отвечать оперативно и четко. Если вы задержитесь с ответом, это будет расцениваться вашими контрагентами как отказ сотрудничать.
Текст служебного письма составляется с помощью простых фраз, следует избегать замысловатых оборотов речи. Письмо должно быть выдержано в нейтральном тоне, следует избегать проявления любых эмоций: как грубости, так и чрезмерной любезности. Деловое письмо также не должно содержать лишних подробностей, которые не имеют отношения к теме письма и рассматриваемому вопросу. Разумеется, письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических или пунктуационных ошибок.
При написании делового письма необходимо ясно видеть перед собой его цель, будь это завязывание новых деловых связей, увеличение объема продаж, изложение претензий, выражение соболезнования, приглашение на те или иные мероприятия, поздравление или выражение соболезнования, попытка ускорить оплату товаров или услуг и т.п.
Правила этикета при ведении деловой переписки допускают следующие формы обращения:
- «Уважаемая госпожа Кравцова!» – такое обращение носит наиболее официальный характер и предполагает наличие определенной дистанции.
- «Уважаемый Сергей Валерьевич!» – подобное обращение свидетельствует о налаженных деловых отношениях и демонстрирует уменьшенную дистанцию.
- «Уважаемые господа!» – такая формулировка используется для коллективного обращения.
Текст делового письма обычно имеет определенную структуру, которая включает несколько частей:
- вначале рассказывается о причинах или основаниях для написания письма;
- далее должны быть предложены выводы, решения, просьбы или рекомендации, которые вы можете предложить;
- письмо должно завершаться небольшим резюме, где подводятся итоги (здесь можно использовать такие обороты как «надеемся…», «уверены…»).
В тексте письма обычно используются следующие обороты. «Просим предоставить данные о…», «направляем на рассмотрение проект договора…», «Подтверждаем получение…», «ООО «Тюльпан» гарантирует оплату…», «ЗАО «Электроприбор» сообщает о получении…» и т.д.
Фразы этикетного могут использовать в заключительной части делового письма, в том числе над подписью, такие как «Искренне Ваш», «С уважением». Кроме того, могут использоваться и фразы с более позитивным настроем, например: «С наилучшими пожеланиями», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «С надеждой на продолжение сотрудничества» и т.д.
Итак, мы рассмотрели минимум необходимой информации, которая понадобится вам при ведении деловой переписки. Чтобы продолжить изучение правил деловой переписки, вам должно быть интересно прочесть публикацию об оформлении делового письма, где также есть информация о требованиях к реквизитам служебных писем. В данной статье мы поговорим о том, как корректно указывать адресата, как правильно поставить подпись, а также и о других важных реквизитах. Мы надеемся, что данный материал будет вам полезен.
Алла Дербенева