В данной статье мы снова продолжим разговор об организации контроля исполнения документов или же поручений, который был начат в предыдущей публикации. Проведение контроля исполнительской дисциплины является обязательной процедурой, однако далеко не все документы компании следует ставить на контроль.
Какие документы необходимо ставить на контроль
Перечень документов, которые необходимо ставить на контроль определяется индивидуально для каждой конкретной организации. Этот перечень зависит от таких параметров как объем документооборота, а также существующие технические возможности предприятия. Например, в их число могут входить такие документы как приказы руководства; поручения, поступившие от вышестоящей организации, а также бумаги, касающиеся взаимодействия с наиболее важными контрагентами и т.д.
Основанием для постановки документов на контроль могут служить:
- типовые сроки, а также резолюции, прилагаемые к поступившим в организацию документам;
- резолюции, прилагаемые к внутренним документам (докладным запискам и т.п.);
- распоряжения, приказы, протоколы совещаний компаний, а также отдельные их пункты, в которых содержатся поручения;
- другие поручения руководителей компании, в том числе и устные.
Зачастую на практике на контроль ставятся только документы :
- если в их тексте указываются конкретные сроки исполнения;
- если в резолюции, прилагаемой к документу, руководитель указал определенный срок исполнения.
Сроки исполнения поручений
Типовые сроки исполнения поручений устанавливаются в соответствии с нормативно-правовыми актами. Таким образом, документам, которые формируются в организации чаще всего, даются определенные сроки, которым затем просто нужно будет следовать. Предприятия не имею права увеличивать данные сроки, однако решение руководства может повлиять на их сокращение в случае, если необходимо исполнить поручение быстрее. Ввести новые сроки можно только при помощи нового аналогичного нормативно-правового акта.
Приведем примеры, иллюстрирующие типовые сроки исполнения. К примеру, обращения граждан должны рассматриваться федеральными органами в течение 30 дней, что регламентируется федеральным законом 02.05.2006 № 59-ФЗ. Приостановка операций по счетам клиентов банков должна осуществляться в течение одного операционного дня после того, как было получено соответствующее решение налоговых органов (это регламентируется ст.76 Налогового кодекса РФ).
В зависимости от того, какие типовые документы формируются в той или иной компании, сроки исполнения имеет смысл перечислить в соответствующей инструкции по делопроизводству. Кроме того, те сроки, которые не нашли отражения в нормативно-правовых актах, можно установить для типовых документов вашего предприятия самостоятельно.
Для определения сроков исполнения документов можно руководствоваться их текстом или же резолюциями руководства организации. Таким способом устанавливаются индивидуальные сроки исполнения. Руководитель, установивший сроки исполнения документов (это может быть как руководитель самой компании, так и руководитель вышестоящей организации или же контролирующих органов), также может вносить определенные изменения в эти сроки, например: сокращать или увеличивать их, приостанавливать или же отменять исполнение поручений.
Срок исполнения документа рассчитывается в календарных днях. Если речь идет о внутренних документах организации, то отсчет ведется со дня подписания или утверждения документа. Если же мы говорим о входящих документах, то отсчет пойдет с даты поступления поручения. С документами, поступившими из вышестоящей организации, ситуация обстоит так же, как и с внутренней документацией, то есть дата отсчитывается со дня подписания.
Во входящем документе может указываться необходимая дата исполнения, и в таком случае при вынесении резолюции может быть поставлен именно этот срок или же сокращенный на 1-2 дня. Срок исполнения стремятся увеличить лишь тогда, когда документ поступает на предприятие с задержкой или же сам запрос не предусматривает достаточно времени для нормального исполнения, в том числе и для подготовки ответа.
Что касается сложных и трудоемких заданий, то контроль их исполнения может проводиться путем создания сразу нескольких поручений, каждое из которых имеет свой срок. При необходимости поручение, касающееся одного и того же пункта документа, может быть передано на исполнение сразу нескольким разным сотрудникам.
Если ни в тексте самого документа, ни в резолюции к нему не оговорен срок исполнения, а также он не относится к категории типовых (то есть установленных тем или иным нормативным актом), то считается, что данный документ должен быть исполнен в течение месяца. Например, если документ был зарегистрирован 27.11.2014, то крайний срок его исполнения будет 27.12.2014, то есть то же самое число следующего месяца. Если же имеется обозначение срока в 30 дней, то в рассматриваемом случае поручение должно быть исполнено не позднее 26.12.2014, то есть с отсчетом ровно тридцати дней.
Отдельно следует упомянуть следующий момент. В ситуации, когда срок исполнения документа приходится на выходной или же праздничный день, он должен быть передвинут на ближайший рабочий день. Такие правила переноса действуют практически везде, однако на некоторых предприятиях правила делопроизводства предполагают, что в подобных ситуациях срок должен быть перенесен на предшествующий выходным или праздникам день.
Отдельно стоит поговорить о неудачных вариантах указания сроков исполнения документов вместе с разнообразными предлогами, например: к 30 ноября, до 30 ноября, по 30 ноября и т.п. Очевидно, в данных случаях указанные даты отличаются от просто «30 ноября», в связи с чем возможно возникновение различных недоразумений и конфликтных ситуаций. Исходя из этого, специалисты рекомендуют указывать сроки исполнения одной лишь датой без использования каких-либо предлогов, наречий и иных дополнений.
Александра Колоскова