В процессе организации работы с документацией одним из наиболее важных этапов является осуществление контроля исполнения документов. Чтобы деятельность организации в целом стала более эффективна, данная работа в той или иной форме должна проводиться обязательно. Стоит иметь в виду, что контроль исполнения может быть осуществлен только после того как будет завершен этап регистрации входящих документов.
Существует два главных направления осуществления такого контроля:
- По существу стоящих перед вами вопросов – как правило, в такой ситуации руководители структурных подразделений несут всю ответственность за качественное исполнение поручений в полном объеме.
- За сроками исполнения – данная задача ложится на плечи службы делопроизводства.
В настоящей статье мы поговорим о том, каким должен быть порядок ведения работы, касающейся контроля над сроками исполнения документов, так как эта задача лежит в сфере ответственности подразделения по делопроизводству. В каждой конкретной организации у таких служб могут быть разные названия, например: канцелярия, общий отдел, управление делами и т.д. Если же фирма совсем невелика, то функции этого отдела передаются в ведение секретариата.
Контрольная работа состоит из следующих этапов:
- Постановка документации на контроль;
- Проверка хода их исполнения, в том числе и напоминания для исполнителей о том, что приближается назначенный срок;
- Снятие документов с контроля;
- Анализ результатов исполнительной работы, а затем передача руководству информации о полученных результатах.
Постановка документов на контроль
На каждом документе в верхнем правом поле необходимо проставить отметку о контроле. Для этой цели лучше всего подойдет штамп, а кроме того, в эту отметку должно быть включено указание на определенный срок исполнения документа.
Документы с типовыми сроками исполнения можно поставить на контроль уже в ходе регистрации в службе делопроизводства, а затем они могут быть переданы на исполнение сразу в соответствующие структурные подразделения. Таким образом, этап рассмотрения документов проходит без рассмотрения руководством компаний.
Все другие документы можно поставить на контроль в соответствии с указанными в резолюции сроками, то есть после рассмотрения бумаг руководством. В резолюции к документу должна содержаться информация об исполнителе (или исполнителях), сроке и сути поручения.
Например, это может выглядеть так: «Свиридову А.И. Представить на подпись акт инвентаризации. Срок – 31.07.2014. Подпись руководителя 20.07.2014».
Зачастую при оформлении типовых документов, которые имеют понятный из текста смысл, а также повторяются с определенной периодичностью, в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя. Естественно, служба делопроизводства не ставит на контроль документы такого рода.
Служба делопроизводства делает на всех документах, подлежащих контролю, соответствующие пометки об исполнителе и сроке исполнения в базе регистрации документации. Данная база может представлять собой журнал регистрации или контрольно-регистрационные карточки, независимо от того ведутся ли они в электронном виде или на бумажном носителе.
В тот же день (или иногда на следующий), когда документы с резолюцией возвращаются в службу делопроизводства, их передают на исполнение. Передача производится под роспись, чтобы подтвердить сам факт, а также время и получателя документов. Если в резолюции имеется сразу несколько исполнителей, то оригинал документа необходимо передать первому из указанных лиц.
Если производится электронная регистрация без использования системы электронного документооборота, то для получения подписей исполнителей необходимо будет распечатать соответствующие страницы журнала, в котором регистрируются входящие документы, или же сами регистрационные карточки. Если же в компании применяется СЭД, документы отправляют на исполнение прямо в электронном виде, для чего используются предусмотренные в системе программные средства.
Проверка процесса исполнения и напоминания о контрольных сроках
Сотрудник, который несет ответственность за контроль исполнения документов, каждый день получает информацию о просроченных документах или же о тех, чей срок исполнения приходится на текущую дату или настанет спустя 3-5 дней. Контроль производится при помощи любого доступного способа, в том числе вручную путем просмотра контрольных карточек или же электронной регистрационной базы, а также автоматизированным путем с использованием компьютерной техники. При этом есть возможность составления такого списка для внутреннего пользования, чтобы исполнители документов могли реагировать оперативно, а затем направлять бумаги в соответствующие структурные подразделения.
Поскольку отдел делопроизводства обязан делать напоминания о приближении срока исполнения документов за 3-5 дней, осуществлять это можно любым из доступных способов: при помощи электронной почты, посредством автоматизированных средств СЭД, устно или даже по телефону.
Текст напоминания может иметь произвольный вид. Например такой: «Напоминаем, что до окончания срока исполнения письма ООО «Витязь» от 14.06.2014 №03-06/145 «О заключении договора» осталось 3 дня. Срок: 25.06.2014».
В некоторых ситуациях срок исполнения документа может быть продлен. Однако осуществить продление срока может лишь та организация или же должностное лицо, которым был установлен данный срок. Кроме того, необходимо, чтобы продление срока документа было обосновано.
Ответственный за данную процедуру исполнитель не позднее, чем за 2-3 дня до того, как истечет контрольный срок, в докладной записке на имя определенного руководителя должен изложить просьбу о необходимости продлить документ с указанием предполагаемого нового срока. После того как упомянутая докладная записка будет рассмотрена, ее необходимо будет передать в службу делопроизводства для того, чтобы внести изменения в форму контроля, которая зачастую аналогична форме регистрации. В противном случае данное поручение следует считать неисполненным.
Снятие с контроля
С контроля можно снять только уже исполненный документ. Как правила, сведения о процессе исполнения документа фиксируют в регистрационной базе документации, где также указываются конкретные выполненные действия и реквизиты подготовленных документов (номер и дата). Это может выглядеть так: «отправлено письмо от 17.09.2014 № 3/25/897», «составлен акт от 02.11.2014», «21.07.2014 проведена рекламная акция в ТРЦ «Сфера» и т.п.
Анализ результатов контроля исполнения документов
Служба делопроизводства обязана проводить анализ результатов осуществления контроля исполнительской дисциплины. Это необходимо для того, чтобы повышать эту дисциплину, а также искать пути улучшения работы в данном направлении. Кроме того, в обязанности этого отдела входит информирование руководства организации для того, чтобы можно было делать дальнейшие организационные выводы.
Решения поставленной задачи можно добиться путем составления разных справок. Наибольший интерес представляет информация о тех документах, которые не были исполнены своевременно, то есть были просрочены или же исполнены с задержкой. Кроме того, чтобы провести оценку деятельности, важно, чтобы в справке содержалась информация об общем количестве контрольных документов, исполненных каждым конкретным сотрудником, структурным подразделением или всем предприятием в целом.
В зависимости от производственной необходимости следует установить периодичность составления таких справок за тот или иной временной промежуток – год, месяц, неделя, год. Желательно закрепить установленную периодичность в инструкции по делопроизводству. В ежедневный отчет, как правило, входит лишь перечень документов, которые были просрочены по состоянию на текущий день.
Информация может быть составлена в произвольной форме, в том числе и в виде таблицы. Должны быть включены следующие данные:
- дата составления;
- охватываемый временной промежуток – определенная дата или же период;
- общее количество документов;
- количество документов, поставленных на контроль;
- количество, а при необходимости и реквизиты, неисполненных документов;
- аналогичные данные по исполненным с опозданием документам;
- если имеется необходимость, можно добавить любые другие данные, например, выводы и предложения, также можно запросить объяснительную у ответственных лиц о причинах задержки исполнения документов и т.п.
Данная информация может быть подготовлена и доведена до сведения заинтересованных лиц (например, исполнителей и руководства) в виде докладной или же служебной записки.
Если вы хотите получить более подробную информацию о том, как проводится контроль исполнения документов, ждите следующих наших публикаций. Далее вы сможете больше узнать о контроле исполнения поручений, в том числе о том, какие документы предприятия имеет смысл ставить на контроль. Здесь же мы подробно поговорим о контрольных сроках.
Алла Дербенева