Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. На примере видно, что отражается сразу несколько пунктов, вынесенных на повестку, описаны наиболее типичные и распространенные вопросы, касающиеся работы экспертной комиссии предприятия в сфере делопроизводства. Протокол, как правило, из практических целей составляют максимум по двум вопросам.
Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «Образец протокола заседания комиссии». Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(УФА по ОМиБО по Ивановской области)
| УТВЕРЖДАЮ |
| Директор УФА по ОМиБО |
| по Ивановской области |
| ___________ О.Л. Кораллов |
| « 14 » января 2014 г. |
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
| 14 января 2014 года | №2 |
г. Иваново
Председательствующий – Д.Ю. Кротов
Секретарь – Н.Н. Борисюк
Присутствовали: Д.В. Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.
Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.
2. Вопросы о рассмотрении номенклатуры дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.
Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.
3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы.
Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.
4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.
1. СЛУШАЛИ:
Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству. Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.
РЕШИЛИ:
1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.
1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.
2. СЛУШАЛИ:
Котельникову В.Ф. – ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.
РЕШИЛИ:
2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.
3. СЛУШАЛИ:
Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате. Срок хранения – 75 лет. Внесено предложение о согласовании представленной описи.
РЕШИЛИ:
3.1. Опись дел по личному составу за 2009-2010 год согласовать.
3.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. предоставить опись дел на утверждение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области. Срок – февраль 2014 года.
4. СЛУШАЛИ:
Грязнова П.Р. – предоставил информацию о разработке акта от 25.12.2013 №2 об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Предоставил сведения, что список включено 548 (пятьсот сорок восемь) дел за 2009-2010 годы. Выдвинуто предложение данный акт согласовать.
РЕШИЛИ:
4.1. Предоставленный акт от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
4.2. Отделу делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. совместно с административно-хозяйственным отделением уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Срок исполнения – I квартал 2014 года.
| Председательствующий | Д.Ю. Кротов |
| Секретарь | Н.Н. Борисюк |
Пример протокола заседания экспертной комиссии в формате doc доступен для скачивания по ссылке.
Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описи предоставляются на рассмотрение в ЭПМК вашего архивного учреждения только в том случае, если документы организации – это источник формирования госархива. В связи с чем, пункты об этом в представленном образце протокола заседания экспертной комиссии могут быть исключены теми организациями, которые не сдают документацию в государственный архив для хранения.
Евгений Кручинин