Письмо-ответ создается в качестве ответа на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В зависимости от реакции на полученное письмо составляется либо письмо-согласие, либо, напротив, письмо-отказ. Ниже представлены примеры письма-ответа.
При составлении такого письма нужно соблюдать все правила и требования норм делопроизводства, при этом его необходимо оформлять на фирменном бланке.
Для упрощения обработки почты получателем в письме-ответе должна присутствовать ссылка на номер и дату письма-запроса. В противном случае на больших предприятиях может возникнуть путаница, и ваш ответ попадет на исполнение к другому должностному лицу, а может быть и в другой отдел. При этом следует помнить, что по стандартам делопроизводства в тексте письма-ответа не положено писать фразы вида «На ваш запрос от 01.01.2014 № …». Но на практике такие случаи не являются редкостью.
Для указания информации о номере и дате письма-запроса существует свое определенное место. Располагается оно прямо под номером и датой регистрации составляемого письма-ответа. Как это выглядит на практике можно увидеть в приведенном образце.
При составлении письма-согласия основная мысль может быть сообщена уже в первом предложении, так как она несет в себе позитивный ответ, и позволяет сэкономить общее время. Письмо-ответ обычно начинается со слов «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. При необходимости далее следует пояснение деталей.
Вариант письма-ответа на запрос с положительным решением это письмо-согласие – образец файл в формате doc.)
В письме-отказе , напротив, сообщение основной мысли откладывается ближе к концу письма. Начать такое письмо целесообразней с объяснения причины или добавления чего-нибудь нейтрально-вежливого (но не слишком позитивного, потому что далее следует отказ). Прямолинейность в данном случае некстати. Для начала может подойти фраза – «Благодарим Вас за предложение, но…». Так же можно привести аргументы отказа – «В связи с…».
Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
Основываясь на приведенных примерах, вы с легкостью можете составить собственное письмо-ответ, которое будет актуально для вашей ситуации.
Евгений Кручинин