Документы по личному составу

Давайте поговорим о том, как необходимо формировать пакеты документов по личному составу и как хранить их. Документы такого рода всегда появляются в процессе текущей деятельности любой компании, особенно в кадровом и финансовом отделе. Данные документы содержат данные о трудовом стаже, размере заработной платы, а также о наличии у сотрудников льготных или имущественных прав. Поэтому каждый работодатель обязан хранить и вести строгий учет документации по личному составу, чтобы их можно было использовать при необходимости.

В этой статье мы рассмотрим работу с документами и ту ее сторону, которая отвечает за обеспечение их сохранности, а также за подготовку к хранению в архиве. Мы будем говорить о документах, которые уже завершили процесс делопроизводства.

Основные виды документов

В процессе текущей деятельности любой организации появляется целый ряд определенных документов. Предлагаем вашему вниманию типичный перечень таких документов:

• Организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой приказы и распоряжения о приеме на работу или увольнении сотрудников и т.д.
• Разнообразные базы учета и регистрации кадров, которые могут представлять собой списки или журналы в электронном или печатном виде.
• Личные каточки и дела сотрудников.
• Невостребованные личные документы сотрудников, например, трудовые книжки, аттестаты и т.д.
• Документы, связанные с оплатой труда, в том числе лицевые счета и прочее.
• Документы, относящиеся к расследованию различных несчастных случаев, это могут быть заключения, акты и т.д.
• Документация по награждению сотрудников, в том числе копии решений, представления и прочее.
• Документы, связанные с аттестацией и тарификацией, например, различные протоколы.
• Документы, относящиеся к наличию вредных условий труда на производстве.

Далее мы рассмотрим особенности работы с вышеупомянутыми документами более подробно.

Сроки хранения

Чтобы установить сроки хранения тех или иных документов, используют номенклатуру дел компании за определенный год. Если возникает необходимость, можно дополнительно использовать для работы действующий типовой перечень, по указанной ссылке вы сможете ознакомиться с теми, которые используются в настоящее время. Есть вероятность, что ваша организация входит в отраслевой или ведомственный перечень, и в таком случае в первую очередь необходимо проверить именно в нем.

Главное внимание следует уделить тем документам, которые должны храниться на протяжении более 10 лет (а некоторые из них вплоть до 75 лет). Документы такого рода следует упорядочить в соответствии с определенными нормативами, в ходе чего должно осуществиться проведение экспертизы ценности документов, а также их подшивка в твердую обложку или переплет дела, затем необходимо будет осуществить передачу на хранение в архив.

Проще говоря, проведение экспертизы ценности документации подразумевает, что должна проводиться проверка наличия в деле лишь корректно оформленных бумаг. То есть документы должны быть правильно подписаны, заверены, и при необходимости иметь все нужные печати. Если при проверке будут найдены некорректно оформленные экземпляры документов, а также их черновики или дубликаты, которые не имеют юридической силы, то необходимо будет приложить все силы к исправлению сложившейся ситуации.

Что требуется выполнить для долговременного хранения

Если мы поставили перед собой задачу упорядочить документацию по личному составу в установленном нормативами порядке, вам потребуется совершить следующие действия:

• При помощи нормативных перечней документации следует установить сроки хранения, прежде всего, обращая внимание на документы, имеющие длительный срок хранения – от 15 до 75 лет.
• Затем необходимо обеспечить корректное формирование определенных дел по персоналу, для этого может потребоваться заново систематизировать бумаги в деле.
• Далее потребуется оформить дело с технической стороны, то есть пронумеровать страницы, провести оформление листа-заверителя, а также обложки дела, подшивку дела);
• Также потребуется составление описи дел по персоналу организации.
• Чтобы документы были в сохранности, необходимо определить место для их хранения и содержания. Это может быть архив самого предприятия, его правопреемника или же вышестоящей организации, также может быть использован городской архив. Три последних способа актуальны в том случае, если проводится реорганизация или же ликвидация фирмы.
• В завершение работ потребуется составление описи дел по персоналу.

Обеспечение сохранности

После упорядочения документов длительного хранения (до 75лет) их можно поместить непосредственно в архив компании или же по договору хранения передать его в специализированную аутсорсинговую фирму.

Даже в том случае, если предприятие будет реорганизовано или ликвидировано, необходимо обеспечить сохранность его документации. В такой ситуации документы следует передать организации-правопреемнику. Если же правопреемника не существует, то должна состояться передача документации в вышестоящую организацию. Если же отсутствуют оба упомянутых варианта, то следует передать документы в специальный городской архив. Данный архив может называться по-разному, это следует уточнять в конкретных обстоятельствах.

Иначе говоря, документы долговременного хранения, касающиеся личного состава, в любом случае должны быть упорядочены в соответствии с установленными правилами. Кроме того, необходимо обязательно обеспечить сохранность документации, чтобы при необходимости заинтересованные лица могли бы обратиться к ним. Чаще всего обращение к архивным документам может быть инициировано по просьбе бывших сотрудников данной организации.

В следующих статьях мы подробнее поговорим о принципах формирования уже упомянутых дел по персоналу организации.

Консультация юриста