Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, его форма устанавливается нормативными требованиями, и в ней должно фиксироваться:
- количество листов в деле;
- литерные номера или же те, которые были пропущены из-за ошибок в нумерации, чтобы не осуществлять переделки; если взять за пример листы с номерами 1, 2, 3, 3а, 4, 6… страница 3а будет литерной (обычно такой номер появляется из-за первоначальной ошибки в нумерации и последующей вставки), а лист 5 является пропущенным;
- если в организации имеется внутренняя опись, то необходимо указать количество листов в ней, причем их следует указывать отдельно от количества документов в деле.
На практике обычно не заполняются такие графы как особенности состояния и формирования дела. Имеется в виду, что дело может содержать документы со склеенными или порванными листами, с вклеенными фотографиями, текст некоторых документов может быть написан неразборчиво. В том числе могут иметься и конверты с вложениями.
Лист-заверитель дела подписывается составителем, помимо подписи должна также иметься ее расшифровка, наименование должности и дата заполнения. При использовании документов из архива в листе-заверителе могут быть сделаны те или иные пометки, если есть такая необходимость.
Если дело подшили без листа-заверителя, то последний необходимо наклеить с внутренней стороны обложки дела, прикрепляя за верхнюю часть. Но чаще всего лист-заверитель помещают после последнего документа, а затем дело подшивают.
В начале статьи вы сможете найти пример, как правильно заполняется лист-заверитель. Также у вас есть возможность скачать этот документ в текстовом формате doc по данной ссылке образец листа-заверителя дела.
Чтобы правильно оформить дело, вы также можете использовать образец внутренней описи документов дела.
Алла Дербенева