Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.
Что еще необходимо знать для правильного составления акта.
Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.
Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).
Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:
| ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ | УТВЕРЖДАЮ |
| «ВОДЯНОЙ» | Генеральный директор |
| (ООО «Водяной») | ___________ И.О. Фамилия |
| 27.11.2010 |
АКТ
24.11.2010 № 3
г. Петропавловск-Камчатский
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению.
На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО "Водяной".
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
Отдел кадров | |||||
|---|---|---|---|---|---|
|
17 |
Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии |
2006 |
04-02 |
1 |
ДМН ст. 6 а |
|
18 |
Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков |
2006 |
07-07 |
3 |
5 лет ст. 6 б |
|
19 |
Переписка о работе с кадрами |
2007 |
06-11 |
1 |
5 лет ЭПК ст. 264, 334 |
|
20 |
Переписка об оформлении командировок |
2007 |
03-24 |
1 |
5 лет ст. 352 |
|
21 |
Графики отпусков |
2002—2008 |
06-19 |
1 |
1 год ст. 356 |
|
Юридический отдел | |||||
|
22 |
Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии |
2008 |
05-08 |
1 |
ДМН ст. 6 а |
|
23 |
Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства |
2008 |
04-13 |
2 |
5 лет ЭПК ст. 61 |
|
24 |
Переписка по правовым вопросам |
2008 |
08-16 |
1 |
3 года ст. 62 |
|
25 |
Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению |
2008 |
05-21 |
2 |
5 лет ст. 56 б |
Описи дел постоянного хранения за 2002-2008 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК* соответствующего архивного учреждения.
Итого 216 (двести шестнадцать) ед. хр. за 2002—2008 годы.
| Заведующая канцелярией | М.И. Селиверстова |
Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова
24.11.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 26.11.2010 № 2
| Заведующая канцелярией | М.И. Селиверстова |
29.11.2010
Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает. В таком случае фразу из нашего примера «Документы по личному составу упорядочены за 2002-2008 годы» мы заменяем.
Здесь вы можете скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.
Александра Колоскова