Все письма, которые будут рассмотрены в этой статье, предназначены для одной цели – сообщить получателю информацию по определенному вопросу, который интересует автора. Ниже представлены образцы составления информационного письма для каждого вида. Подготовка таких писем согласно общим требованиям делопроизводства происходит на фирменном бланке организации, и все данные письма (реквизиты) указываются в соответствии с действующими правилами.
Информационное письмо служит для передачи сведений официального характера. Зачастую головное предприятие направляет отдельные положения законодательных или иных нормативно-правовых актов со своими рекомендациями по их применению своим дочерним предприятиям. Поэтому такой вид письма имеет типовую форму, а рассылка происходит по списку (получатель в письме указывается обобщенно).
Здесь можно ознакомиться или скачать образец информационного письма.doc
Лирическое отступление. Данный ресурс предназначен для помощи людям, ведущим делопроизводство на практике, а не для студентов, которым в большей степени необходимы теоретические знания (для правильных ответов на экзаменах).
Поэтому в случае, если вам необходимо составить информационное письмо по сути, а классификация по делопроизводству иная, не стоит вникать в теоретические тонкости разницы между письмами, обратите внимание на представленные ниже образцы деловых писем.
Письмо-сообщение – о событиях, которые представляют взаимный интерес для отправителя и получателя. Может представлять собой как инициативное письмо, так и ответное.
Образец письма-сообщения (ниже приведен только текст, оформляется письмо таким же образом, как и по ссылке, приведенной выше).
Образец письма-сообщения №2
Основная цель письма-извещения – донести информацию адресату о том, что состоится публичное мероприятие. Это может быть: совещание, конференция, выставка, бизнес-тур и т.д. Письмо содержит в себе детальную информацию о планируемом мероприятии (его время, место и условия проведения). Целью такого письма является привлечение адресата принять в нем участие.
Образец письма-извещения
Галерея современного искусства «Афродита» приглашает Вас посетить благотворительный аукцион картин современных авторов «Планета Земля без ядерного оружия».
Аукцион пройдет 30.12.2014 с 10-00 в здании «Дома изобразительных искусств» по адресу: г. Краснодар, ул. Капитанов, 98. Каталог представленных произведений искусства прилагается.
Просим заблаговременно сообщить о готовности принять участие в мероприятии. По всем вопросам обращаться по тел. 384-29-25
Приложение: каталог в одном экземпляре.
Официальная информация, которая представляет ценность для получателя, отправляется с помощью письма-уведомления.
Образец письма-уведомления
Общественная организация «Валком» сообщает о том, что с 28.12.2014 будут изменены юридический и почтовый адреса. Банковские реквизиты остаются без изменений.
Юридический адрес: … новый.
Почтовый адрес: … новый.
Остальные существующие варианты информационных писем будут рассмотрены в следующих материалах.
Евгений Кручинин