Формирование дел – это перемещение исполненного документа в дело, при этом оно выбирается по номенклатуре дел. Большое значение имеет систематизация документов при проведении их группировки. Итак, расскажем обо всем по порядку.
Если организация маленькая, с небольшим количеством работников, то формирование дел может происходить централизованно. Например, этим может заняться секретарь. Однако обычно дела формируются в подразделениях, в которых создавались документы, или в подразделениях, в которые их передавали для исполнения. В связи с этим все сотрудники офиса должны иметь представление о том, каков порядок формирования дел. Это позволит обеспечить сохранность документов и ускорит при необходимости поиск нужного документа.
С начала года обычно заводят новые папки для документов. Самое главное – это безошибочно оформить обложку дела, для чего требуется номенклатура дел. Формирование дел можно начинать.
Таковы главные существующие требования к формированию дел:
- Согласно правилам группировка документов в дело происходит только, если документ исполнен. Это означает, что на запрос получен (отправлен) ответ, а чисто информационное письмо можно сразу же отправлять в дело.
- Для того чтобы в дальнейшем поиск документа происходил быстро, очень важен правильный выбор дела соответственно номенклатуре.
- Документы, которые связаны с одним и тем же вопросом всегда располагают в совокупности. Например, рассмотрение жалобы г-на Козлова А.П. не чередуют с письмами, связанными с рассмотрением обращения г-жи Крюковой В.Р. (даже несмотря на то, что переписка иной раз растягивается по времени на несколько месяцев). Для более удобной работы все документы по одному и тому же вопросу можно разместить в отдельный файл. При возникновении в течение года нового документа по той же теме, данный документ помещается рядом.
- Приложения от основного документа не отделяются. Например, при утверждении приказом какого-либо положения приложения помещаются в дело вместе с приказами по основной деятельности. При этом для более удобной работы рекомендовано пользоваться другим экземпляром (копией).
- Формирование дела обычно происходит в течение одного календарного года, однако бывают переходящие дела (т.е. дело продолжается и в следующем году). Например, личные дела сотрудников ведутся в течение всего срока их работы в учреждении.
- Помещение документов, различающихся по срокам хранения, в одно и то же дело запрещается. Подразумевается, что речь идет о постоянных и временных сроках. Еще при составлении номенклатуры дел определяется правило, что из нескольких временных документов выбирают больший. Сроки хранения документов определяются по нормативному перечню документов с указанием большого количества сроков.
- Также существует такое правило – помещение документа должно осуществляться в единичном экземпляре, без черновиков. В одном томе – до 250 листов, при этом толщина составляет до 4 см.
Для определения последовательности расположения документов в деле применяют:
- хронологический принцип – дату входящего письма определяют по дате его поступления в организацию, а исходящее письмо определяется днем отправления (например, личные дела работников организации формируют по мере поступления документов),
- для удобства располагают получателей или авторов писем по алфавиту (например, зарплатные счета сотрудников располагают по их фамилиям от «А» до «Я»),
- вопросно-логический принцип – применяют сочетание нескольких перечисленных (например, формируется пакет документов одного контрагента, а потом пакет другого, дела располагаются, начиная с даты самого раннего документа в каждом пакете).
Для правильной организации работы приведенной информации достаточно. Каждому учреждению или организации необходимо разработать эффективную систему группировки документов в дела. Изложенные в статье правила в настоящее время широко практикуются.
Александра Колоскова