Примеры объяснительной записки

Примеры объяснительной записки

Сейчас мы поговорим о разнообразных реальных ситуациях, которые могут возникнуть в организации, если возникнет просьба написать объяснительную записку. По указанной ссылке вы сможете прочесть о том, каковы правила составления объяснительных записок, там также приведена ее форма. В данной же статье мы предложим вам несколько примеров объяснительных записок. Однако имейте в виду, что в организации может возникнуть и такая ситуация, когда потребуется дополнительная юридическая консультация.

Ситуация 1

Если в том или ином случае вам требуется составить объяснительную записку, то при ее написании излагайте все обстоятельства. Вам необходимо продемонстрировать, что организация делает все, что в ее силах. Если дело обстоит так, что дела пошли плохо не по вашей вине, например, еще до вашего поступления на работу в данную фирму, то следует показать, что на исправление ситуации потребуется определенное время.

Вопрос:

«Я работаю в отделе маркетинга и договоров одной сотовой компании на протяжении четырех месяцев. По работе мне приходится ездить по объектам, на которых установлены антенны и мачты нашей компании, а также приходится заниматься договорами. У нашей фирмы есть и такие объекты, договора по которым отсутствуют уже более трех лет, то есть задолго до того, как я пришла на эту работу.

И ситуация сложилась таким образом, что мне необходимо написать объяснительную записку, почему договор до сих пор не оформлен, и почему имеется такой штраф от Минфина. Посоветуйте, как поступить? Ведь я только-только сумела добраться до этих объектов, так как до этого пришлось заниматься другими объектами, сроки у которых также давно прошли.»

Ответ:

«Я, (ФИО), работаю в компании с 27.04.2014. Согласно должностной инструкции от 27.24.2014 я занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною было оформлено 65 договоров на объекты, которые были вновь введены в эксплуатацию. Однако в организации имеются объекты, договоры на которые не были заключены более 3-х лет. Часть таких договоров на сегодняшний день уже оформлена мной, но в связи с большим количеством объектов и их удаленностью я не успела подготовить к подписанию все договоры, в том числе …»

Ситуация 2

Когда против вас выдвигают беспочвенные обвинения, вам обязательно следует защищаться: «Я не виновен в поломке устройства. Считаю необходимым отметить, что данное устройство часто используется в работе… Так как виновные в поломке не были установлены, прошу не удерживать из зарплаты стоимость…»

Не исключено, что у вас есть свидетели, в таком случае следует использовать такие обороты как: «Мои слова может/могут подтвердить ФИО», также могут быть использованы показания камер видеонаблюдения и т.п. При наличии смягчающих обстоятельств можно использовать такие фразы: «В связи с происшествием я находился в шоковом состоянии», «Были сломаны в результате аварии водопровода» и т.д.

Возможно для вас будет выгоднее при описании происшедшего случая, умолчать о тех или иных деталей, особенно, если детали не имеют большого значения и не оказывают влияния на объективность оценки ситуации.

Вопрос:

«09.06.2014 мне пришлось отправиться по работе в однодневную командировку в Ростов-на-Дону, а уже на следующий день необходимо было выйти на работу. В 15:00 я освободился и отправился на автовокзал, однако по дороге у меня начались желудочные колики, и у меня резко ухудшилось самочувствие. Пришлось обращаться за медицинской помощью. Когда мое состояние улучшилось, было уже 20:00, я снова поехал на автовокзал, но оказалось, что предпоследний автобус ушел в 19:45. Я стал дожидаться автобуса, который должен был отправиться в 21.45, но его отменили. Добраться обратно было больше не на чем. Тогда я позвонил начальнику своей группы, объяснил ситуацию и договорился, чтобы на следующий рабочий день меня подменили.

Сейчас директор нашей компании требует объяснительную, но я не знаю, как ее правильно составить и не представляю, к кому можно обратиться за помощью в этом вопросе. Не хочу упоминать о своих проблемах со здоровьем, так как это может послужить причиной для моего увольнения. Пожалуйста, подскажите, как мне поступить...»

Ответ:

Так как объяснительная записка предполагает изложение всех обстоятельств происшествия в свободной форме, то так и поступайте. Вам не обязательно рассказывать о своем состоянии здоровья, в данном случае достаточно будет сослаться на отмену автобуса, на который уже был куплен билет.

Ситуация 3

Что делать, если во время рабочего процесса ваши эмоции зашкаливают, и вы понимаете, что немного перегнули палку и перешли на личности? Не стоит отрицать очевидное. Однако, вы всегда можете немного смягчить факты и представить ситуацию таким образом, чтобы вызвать к себе симпатию.

Вопрос:

«Помогите, пожалуйста, правильно составить объяснительную и вместе с ней встречную докладную записку. Дело обстоит так. В нашей фирме задерживают выплату зарплаты, и в этой ситуации заместитель руководителя старается спровоцировать работников на нарушение дисциплины, бунт и невыход на рабочие места. Ведя с сотрудниками провокационные разговоры, она получает их мнения о ситуации, а затем передает их руководителю организации. В ответ на такое поведение я сказала, что она иуда и предательница. В результате зам написала докладную, в которой обвинила меня в нарушении субординации и трудовой дисциплины, а также в оскорблении.»

Ответ:

«Заместитель директора Иртеньева Г.П. систематически подстрекает сотрудников компании к невыходу на рабочие места из-за задержки заработной платы, а также занимается доносами на коллег. В результате таких действий 16.10.2014 у нас с ней возник конфликт, в ходе которого я откровенно высказала ей свое мнение на ее счет, назвав ее предательницей. Иных оскорбительных выражений в адрес Иртеньвой Г.П. я не допускала, нарушений трудовой дисциплины также не было. Считаю, что у меня есть право на высказывание собственного мнения.»

Еще одним вариантом самозащиты в подобных ситуациях может стать контратака. Однако следует понимать, что использование откровенной лжи здесь недопустимо. Например: «В докладной записке (далее следует должность и ФИО заявителя) ситуация представлена в искаженном виде…», «Кроме того, ФИО повысила тон до крика в разговоре со мной и в оскорбительной форме назвала меня некомпетентной (сказала, что в этой фирме любой человек умнее меня). В такой ситуации я не смогла сдержаться, также повысила тон и высказала свое мнение о ней».

Можем привести еще один пример подобной объяснительной записки: «Однако техник прибыл на место только через 1 час 10 минут после вызова, из-за чего я не сдержался и на повышенных тонах высказал свое мнение, о его халатном отношении к работе».

Ситуация 4

Не стоит отрицать, если вы допустили просчет. Вам следует попытаться обрисовать те трудности, с которыми вам пришлось столкнуться. Не нужно понапрасну принижать себя, ведь у каждого есть право ошибаться. Тем более, нет никакой уверенности, что другой человек справился бы лучше вас. Кроме того, другого сотрудника надо еще найти: пройти собеседования, подобрать человека, подходящего по квалификации, опыту и уровню заработной платы. А значит, ваша ошибка не означает, что вы будете сразу же уволены или подвергнуты строгим дисциплинарным взысканиям.

Вопрос:

«Работаю в кредитном отделе банка. В связи с большой загруженностью и образовавшимся беспорядком на рабочем столе, не смогла вовремя отправить заявку. Это привело к тому, что клиенты на меня написали жалобу. Руководство требует объяснительную. Что мне лучше написать в ней? Как правильно объяснить, что я просто не смогла справиться со своими обязанностями, так как имею еще очень небольшой опыт и была в тот день сильно загружена работой?»

Ответ:

«Я, (ФИО), работаю в кредитном отделе банка с 22.07.2014. До этого момента не имела опыта работы с кредитной документацией. Мои должностные обязанности включают: (здесь идет перечисление). Документооборот составляет в среднем 200 документов день.

Так как я имею небольшой опыт работы и была очень загружена 05.08.2014, я не справилась со своими должностными обязанностями. В связи с этими причинами заявка на кредит №… от 05.08.2014 была отправлена с нарушениями установленных сроков...»

Похожая ситуация 5

Вопрос:

«Прошу помочь правильно сформулировать объяснительную записку. Я занимаю должность старшего специалиста в Фонде ОМС. Одна медицинская организация допустила ошибку в своем годовом отчете, а я ее не заметила. Теперь руководство требует от меня объяснительную...»

Ответ:

«Я, (ФИО), в процессе проверки годового отчета МУЗ (здесь идет название) не заметила ошибку в части (необходимо отметить нужный раздел и пр.). Это было связано с большой загруженностью в отчетном периоде...»

Ситуация 6

Как поступить, если вы допустили нарушение, и вас на этом поймали? Конечно, нужно признать свою вину и дать обещание не допускать в будущем подобного поведения. Такая тактика хорошо сработает, если это был единичный случай, а не постоянное злоупотребление.

Вопрос:

«В нашей фирме разрешается выходить в Интернет только по рабочим вопросам. Периодически, когда я мало загружен по работе, посещал несколько сайтов и форумов на тематики ремонта и автомобилей. От руководства пришел список ресурсов, на которые я заходил, и попросили предъявить объяснительную записку, почему я несанкционированно использовал корпоративный Интернет в личных целях. Как написать ее правильно?»

Ответ:

Если вас поймали с поличным и предъявили список нарушений, вам остается лишь покаяться. Сделать это можно в такой форме: «Признаю, что периодически пользовался корпоративным Интернетом по личной необходимости. Обязуюсь впредь не делать этого, а также прошу не подвергать меня каким-либо дисциплинарным взысканиям».

Ситуация 7

Если ваш непосредственный начальник поддерживает вас и находится на вашей стороне, вам необходимо написать что-то нейтральное и удовлетворяющее другие службы/отделы.

Вопрос:

«Я работаю инженером-технологом на производственном предприятии, на проходной у меня изъяли личный пропуск, так как у него истек срок действия. Мой руководитель требует, чтобы я составил «грамотную» объяснительную записку для службы безопасности. Посоветуйте, что написать...»

Ответ:

«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в должный срок по причине …».

Причины могут быть указаны различные: командировка, больничный отпуск, а также аналогичные причины у лица, который занимается продлением пропусков. Может быть и так, что вы обращались за продлением пропуска, однако ответственный сотрудник был в тот момент сильно загружен (в связи с установкой новой аппаратуры, подготовкой отчетов и т.п.), и вас попросили подойти в другой раз.

Ситуация 8

Если вы планируете проявить инициативу и предполагаете получение управленческого решения от своего руководства, для того чтобы внести какие-либо изменения в производственный процесс или улучшить нестабильную ситуацию, то необходимо будет написать докладную записку.

Вопрос:

«Пожалуйста, помогите написать докладную записку, я даже не знаю, на чей адрес ее составлять. Дело обстоит так. Меня назначили на объект ответственным за разгрузку железнодорожных вагонов. Столкнулся там с нарушениями ТБ по инструкции, регламентирующей разгрузку вагонов. Происходит сверхнормативное складирование материала, сама площадка не посыпается противогололедными веществами, рабочие мерзнут, так как они не утеплены, как требует инструкция. Работа производится даже во время тумана, хотя инструкция запрещает это. Однако начальник охраны труда утверждает, что не имеет права останавливать производство...»

Ответ:

Вам следует обратиться в своей докладной записке непосредственно к руководителю вашей компании. Сделать это можно следующим образом: «Довожу до вашего сведения, что на объекте X железнодорожные вагоны разгружаются с нарушением инструкции по технике безопасности… и пр.». Затем вы можете описать сложившуюся ситуацию аналогично тому, как изложили в своем запросе.

Естественно, жизненные обстоятельства и рабочие ситуации весьма многообразны, а потому предусмотреть каждый случай невозможно, как и невозможно найти готовый образец документа на любой запрос. Однако, мы надеемся, что благодаря приведенным примерам объяснительной записки, вы получите практическую пользу для себя и в будущем сможете справиться с самыми разнообразными ситуациями.

Отзывы и комментарии