Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы, касающиеся основной деятельности, используются в любой фирме постоянно. В данной статье мы расскажем вам о том, как составить приказ правильно, чтобы оформление данного документа соответствовало нормам делопроизводства. В разделе с образцами приказов вы сможете ознакомиться с конкретными примерами таких документов.

Для того чтобы оформить нормативно-распорядительное решение, требуется составление приказа. Подготовкой проектов приказов касательно основной деятельности организации занимаются специалисты ее подразделениях в зависимости от их компетенции, причем это может проводиться как по собственной инициативе, так и по поручению руководства. Однако ответственным за качественное выполнение проекта становится руководитель данного структурного подразделения, а за то, насколько правильно оформляются приказы отвечает служба делопроизводства.

Бланк приказа

Для составления приказов по основной деятельности необходимо использовать установленную форму бланков приказа. Идеальным вариантом будет наличие в вашей компании бланка приказа, который утвержден во внутренней инструкции по делопроизводству. Здесь вы можете посмотреть образец бланка приказа, в котором есть все обязательные реквизиты, которые вам необходимо будет изменить данные на собственные.

Лист приказа должен иметь поля, минимальный размер их с правой стороны составляет 10 мм, а с левой стороны, сверху и снизу – не менее 20 мм. По правилам деловой переписки у бланка письма должны быть такие же размеры. Если приказ содержит большой текст, то листы необходимо пронумеровать, начиная со второго. Нумерацию необходимо проставлять вверху по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту

Заголовок для текста приказа, касающегося основной деятельности организации, должен быть кратким, и его необходимо выровнять по центру листа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?», он пишется без кавычек, к примеру: О назначении ответственного, О согласовании проекта и т.д.

Изложение основания приказа

Как правило, текст приказа начинают с преамбулы, то есть с того, что излагают причины и основания для подготовки данного приказа. Приказ может начинаться с таких фраз как, например: в соответствии, в целях, во исполнение, во избежание и т.п.

Если необходимо, можно оформить ссылку на документ, послуживший основанием для приказа. Делается это в следующем формате: вид документа – автор – дата – номер – название. К примеру, таким образом: В соответствии с приказом Министерства финансов от 27.05.2011 «…заголовок документа».

Преамбула приказа обычно завершается словом «приказываю». Оптимальным вариантом будет написание данного слова вразрядку и без перехода на новую строку (пример вы можете увидеть в образце приказов). Данный прием используется в документах федеральных органов власти, и он даже закреплен в их инструкции по делопроизводству.

Однако в других организациях может быть принято слово «приказываю» писать заглавными буквами, а также с новой строки и без разрядки. Данный вариант также допускается.

Распорядительная часть

В тексте приказа, касающегося основной деятельности, должны содержаться предписываемые действия. Большое значение здесь имеет конкретика, а также возможность осуществления в последствие контроля над исполнением приказа. Очень удобно, чтобы перечень действий в распорядительной части приказа был представлен в виде отдельных пунктов, хотя это и не обязательно.

Исполнителями поручений могут выступать не только конкретные люди, но и целые структурные подразделения предприятия. В случае необходимости в приказе могут быть определены сроки исполнения. Однако для поручений, носящих регулярный или нормативный характер, сроки не устанавливаются. Последний пункт может послужить для указания лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа, хотя и это не является обязательной частью документа.

Если приказ предполагается ввести в действие не с того момента, как документ будет издан, то в тексте должен быть указан срок его введения.

Нет необходимости для включения в текст документа таких фраз как «Приказ довести до…». Одновременно с подготовкой проекта приказа исполнителю нужно составить лист рассылки в свободной форме, в котором должны быть перечислены конкретные сотрудники или целые структурные подразделения, которые должны быть ознакомлены с документом. Ведь приказ издается именно для того, чтобы передать его людям из службы делопроизводства, которые должны будут начать работать с данным документом после его подписания.

Возможен и менее формальный вариант ознакомления заинтересованных лиц. Зачастую сотрудники ничего не имеют против того, чтобы поставить отметку о том, что они ознакомились с приказом, даже если и не было листа рассылки.

Как оформить приложение

Большой объем той или иной информации чаще всего оформляется как отдельное приложение к приказу касательно основной деятельности. Это могут быть положения, штатные расписания, схемы, инструкции, графики и иные документы, утверждаемые приказом.

Если имеется сразу несколько приложений, то они должны быть пронумерованы в тексте приказа. К примеру: «Утвердить порядок учета и списания оборудования (приложение №3)».

В правом верхнем углу первого листа приложения необходимо сделать отметку следующего образца:

В другой нашей публикации вы сможете прочесть о том, как оформить приказ об отмене другого приказа правильно. Здесь же вы найдете информацию о том, как оформить изменения к приказу, а также сможете посмотреть образцы составления приказов.

Если вам необходимо сделать выписку из приказа, обратите внимание на пример, представленный в статье по данной ссылке.

В других наших публикациях вы сможете найти массу полезной информации осогласовании и регистрации приказов по основной деятельности, ведь эти этапы обязательны в делопроизводстве.

Консультация юриста