Уничтожение документов

Уничтожение документов

На сегодняшний день деятельность любого предприятия ведет к образованию большого количества документов. Именно поэтому для делопроизводства каждой компании особенно актуален вопрос правильного и своевременного уничтожения документов.

Информация, содержащаяся в данной статье, позволит вам хорошо разобраться в порядке уничтожении документации. После прочтения этого материала вы сможете абсолютно самостоятельно составить акт об уничтожении документов. Единственное, что вам понадобится – это найти время на данную работу.

Многие организации предпочитают привлекать к уничтожению документов сторонних специалистов, что ведет к тратам неоправданно больших денежных фондов.

Посредническая компания за отбор документов с истекшим сроком хранения на уничтожения в среднем берет по 45 за одно дело. Таким образом, если вам необходимо будет уничтожить 500 дел, придется заплатить специалистам 22,5 тысячи рублей. Кроме того, вам придется дополнительно оплатить услугу составления акта на уничтожение. А это – как минимум 2 тысячи рублей или же по 40 рублей за каждую отдельную позицию в акте. Согласитесь, что суммы серьезные, и компания вполне может потратить их гораздо более целесообразно.

Порядок уничтожения документов

Уничтожение всей документации, как в электронной форме, так и на бумажных носителях производится по единому порядку. Это также касается кадровых и бухгалтерских документов.

Документы, которые потеряли свое практическое значение, а также имеют уже истекший срок хранения, подлежат уничтожению. Для этого необходимо составить акт на уничтожение документов по установленной форме. Данный акт составляется по результатам проведения экспертизы ценности документов. В точности этот документ называется – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для определения сроков хранения документации и установления уже истекших необходимо сверяться с номенклатурой дел организации. При необходимости сроки могут быть уточнены согласно ведомственным и типовым перечням документов. Кроме того, практические соображения могут заставить вас увеличить сроки хранения тех или иных документов, однако, уменьшать их запрещено.

Чтобы определить сроки хранения документов, следует руководствоваться и другими актуальными требованиями в вашей отрасли. Это может быть тот или иной федеральный закон, постановление правительства, налоговый кодекс и т.д. Однако, абсолютное большинстве всех документов имеет срок хранения 5 лет, что установлено в типовом перечне.

Порядок составления акта

Дела могут быть включены в акт на уничтожение в том случае, если к 1 января того года, когда составляется акт, срок хранения этих документов уже истек. Иными словами, дело 2015 года, имеющее пятилетний срок хранения, может быть включено в акт не раньше 2021 года.

Акт на уничтожение должен содержать название структурного подразделения, которое указывается перед группой заголовков для каждого из таких подразделений. Заголовки для однородных дел следует вносить под одним общим заголовком, где также будет указано суммарное количество дел. Не следует уменьшать или увеличивать суммарное количество позиций и число дел в каждой из них в составе акта на уничтожение. Это поможет в последующем избавиться от возможных недоразумений, которые могут возникнуть ввиду различных несоответствий, например, из-за незаконного уничтожения или же формального сохранения дела.

Нормативные требования предполагают, что отбор дел в целях уничтожения следует осуществлять только при помощи полистного просмотра. Это необходимо для того, чтобы какой-нибудь важный документ не был случайно уничтожен. Однако на практике этим правилом часто пренебрегают, особенно в тех случаях, когда документы все пять лет пролежали на полке и ни разу не понадобились. В таком случае можно выборочно пролистать лишь некоторые дела, чтобы убедиться, что они и в самом деле больше не имеют практического смысла.

При составлении акта основная работа будет состоять в том, чтобы перенести в форму акта данные с обложек дел, которые были отобраны для уничтожения. Если обложка не имеет полного оформления, то недостающую информацию можно получить в номенклатуре дел предприятия, в том числе: заголовок и индекс дела, а также крайние даты.

Если сотрудник фирмы не имеет должной подготовки в области архивного дела, то самой сложной задачей для него станет подбор по перечню документов номера статьи с определенным сроком хранения. Однако, как только вы возьметесь за работу, без труда разберетесь и с этим. В процессе этой работы необходимо понимать, что настоящий заголовок дела не всегда будет в точности соответствовать названию статьи, которое указано в перечне документов, поскольку их очень много, и охватить все невозможно. В перечнях документов указывают обобщенные наименования каждого типа документа. Таким образом, к решению о том, к какой статье лучше всего отнести каждое конкретное дело, можно подойти с творческой стороны.

Данный акт должен подписать тот сотрудник, который осуществлял экспертизу ценности документов. После этого в акте на уничтожение необходимо сделать отметку о том, что он согласован с экспертной комиссией организации. Чтобы осуществить это, акт должен быть рассмотрен на заседании, после чего составляется протокол заседания экспертной комиссии.

Чтобы избежать возможных ошибок, необходимо внимательно отнестись к порядку утверждения акта. Акт об уничтожении документов должен быть утвержден руководителем компании:

  • Для предприятий, которые передают документы на государственное хранение в госархив, это возможно только после того, как описи дел постоянного хранения за тот же период будут утверждены экспертно-проверочной комиссией данного архивного учреждения. Указанное требование действует потому, что государственный архив может потребовать включить в опись дел постоянного хранения часть документов, которые отобраны для уничтожения.
  • Для предприятий, не передающих документы на постоянное хранения (и таких организаций большинство), после того, как документы по личному составу упорядочивают за тот или иной период, все происходит без согласования с архивными учреждениями.

Дела, которые включены в акт, предприятие может уничтожить. Данные документы больше нельзя использовать в хозяйственной деятельности организации. Поэтому будет лишь два направления для последующих действий.

Как уничтожить

Документы сотрудники предприятия могут уничтожать самостоятельно, например, сжечь или же использовать уничтожитель бумаг. Имейте в виду, что в первом случае вы можете получить проблемы с пожарной службой, а второй вариант достаточно длительный и подходит для уничтожения маленьких объемов. При самостоятельном уничтожении бумаг потребуется составление акта в произвольной форме для фиксации факта уничтожения.

Как правило, дела, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку в специализированные фирмы. В такой ситуации передачу документов оформляют с помощью накладной или приемо-сдаточного акта, в котором указывают дату, количество дел и их общий вес. Чтобы передача дел на переработку и уничтожение проходила конфиденциально, эта процедура должна проходить под контролем сотрудника предприятия.

Наглядный пример той информации о порядке уничтожения документов организации, которая представлена в данной статье, вы сможете найти в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Мы надеемся, что предложенная нами информация поможет вам с легкостью составить акт на уничтожение документов, не прибегая к помощи каких-либо платных посредников.

Отзывы и комментарии