При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции. Эти знания пригодятся при внесении основных сведений в регистрационный журнал исходящих документов, регистрационных карточек и т.д. Также вы можете ознакомиться с большим количеством нужной информации в ранее опубликованных материалах по: регистрации входящих документов, согласованию и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).
Документы, которые были подписаны руководителем, принято регистрировать в службе делопроизводства, на небольших предприятиях этим занимается секретарь. При этом документы, созданные в подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, канцелярия и т.д.), могут являться исключением из правил, и быть зарегистрированы по месту их создания.
Важно помнить: документ регистрируется только после полного его завершения, которое фиксируется подписью уполномоченного лица. Это правило – важная часть процесса документооборота, поскольку при создании документа могут происходить правки, дополнения или вовсе исчезнуть необходимость в данном документе, при этом может возникнуть дисбаланс – запись в журнале есть, а сам документ отсутствует. Хотя, исходя из практики, существуют ситуации, при которых необходимо зарезервировать номер в журнале регистрации для документа, который еще только формируется, и уже после его подписания вносятся все необходимые данные.
Регистрация документов производится отдельными массивами, при этом начало отсчета порядкового номера начинается с наступления нового года для каждой группы отдельно. Самым популярным примером разделения является:
- Исходящие письма делового характера (в случае большого количества входящей документации возможно разделение единого массива на несколько групп: переписка с филиалами, группы по отдельным территориям и т.д.)
- приказы по основной деятельности;
- распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу (также возможно разделение по сроку хранения документов – о приеме, премировании, (75 лет), взыскания (5 лет) и т.д.);
- докладные и служебные записки (при этом следует помнить, что переписка внутренняя не регистрируется совместно с внешней деловой перепиской);
- другие виды групп – созданные по категориям, в зависимости от существующих на предприятии документов (например, существует практика отдельной регистрации накладных, актов, смет и т.д.).
На бланке письма, бланке заявления или ином документе, на котором указаны реквизиты, порядковый номер и дата регистрации проставляются рядом с реквизитами (смотрите образцы бланков).
Каждый последующий порядковый номер принято присваивать в рамках определенного массива, при этом дополнительным удобством может служить присвоение индекса по номенклатуре дел (например, 05-38/834, где 05 – номер подразделения, 38 – номер дела по номенклатуре подразделения, 834 – порядковый номер, присвоенный данному документу). Так же существует практика дополнения регистрационного номера буквами, указывающими на исполнителя (например, 23-11/3214НА, где НА – Николай Артемов), корреспондента и т.д.
Еще одно правило – регистрация документа происходит единожды: либо в день его подписания, либо утверждения.
В случае отправления одного письма сразу нескольким получателям порядковый номер исходящей корреспонденции будет один и тот же, а все адресаты указываются в письме столбиком, при этом слово «копия» не пишется (смотрите образцы написания адресатов).
Если письмо необходимо направить более чем 4 получателям, то в таком случае их необходимо указать обобщенно (например, «исполнительный комитет»), а ниже в скобках сделать ссылку на список (например, «по списку адресатов»). Такой список составляется отдельно в необходимом количестве экземпляров (количество получателей, плюс один – для экземпляра, оставляемого на предприятии) по форме, утвержденной в инструкции по делопроизводству, либо в свободной форме.
Форма журнала регистрации исходящей документации
Журнал регистрации исходящей документации разрешено вести равно как на цифровых носителях, так и на бумажных. И все же наиболее удобным вариантом является электронная версия. При ведении журнала регистрации исходящих документов в текстовых редакторах (Word, Excel), можно облегчить себе работу, экономя время на заполнении информации и последующем поиске необходимых данных. Делать распечатку электронного журнала не обязательно, исключением могут быть только журналы регистрации с длительным сроком хранения. Например, приказы по трудовой деятельности личного состава (хранятся 75 лет), распоряжения по основной деятельности (срок хранения – постоянно).
Также не существует обязательной утвержденной формы ведения журнала, поэтому приведенный ниже пример может служить как образец регистрации.
Примерный образец заполнения журнала
Номер |
Дата |
Кому направлен (адресат) |
Краткое содержание |
Исполнитель |
Куда помещен документ (№ дела) |
Отметка об исполнении |
289 |
05.10.2011 |
Исполнительная служба |
О взыскании ущерба |
Андреенко В.А. |
08-25 |
Отправлено заказным письмом |
Приведенная форма служит лишь образцом и может быть отредактирована исходя из индивидуальных потребностей организации.
В случае если на предприятии используется система электронного документооборота (СЭД), тогда регистрация всех документов будет проходить в электронном виде с применением СЭД.
С использованием образца журнала регистрации исходящих документов разрабатываются иные формы регистрации необходимых групп документов. А главные положения о порядке регистрации документов закрепляются в инструкции по делопроизводству.