В состав личного дела входят документы, которые отражают данные о сотруднике компании и его трудовой деятельности, то же самое касается и студентов, а также информации об их обучении в ВУЗе. Как правило, формирование личного дела происходит на протяжении длительного времени (то есть на протяжении всего периода учебы или работы). Личные дела относятся к числу документов по личному составу.
На сегодняшний день в соответствии с Указом Президента от 30.05.2005 №609 все личные дела сотрудников полагается обязательно заводить в государственных или муниципальных органах власти. Что касается организаций из других сфер деятельности, то вести личные дела сотрудников они не обязаны. Таким образом, для большинства компаний это является добровольным делом.
Однако многие организации успели убедиться на практике, что благодаря формированию и своевременной комплектации личных дел сотрудников, компания получает немало пользы. Лучшая сохранность документов обеспечивается благодаря тому, что все сведения о каждом сотруднике собраны и упорядочены в одном месте. А обеспечение оперативного доступа к документам позволяет находить всю необходимую информацию быстро и своевременно.
Документы в составе личного дела работников
- заявление о приеме на работу;
- контракт (трудовое соглашение), а также дополнительные соглашения;
- личный листок касательно учета кадров, а также его дополнение;
- анкета или автобиография;
- копии документов об образовании;
- копии или выписки из документов об утверждении работника в его должности; это также могут быть выписки из протоколов акционеров, учредителей или ученых советов; здесь также могут содержаться результаты тестирования сотрудника и документы конкурсных комиссий;
- рекомендательные письма или же характеристики соторудника;
- должностные инструкции и регламенты;
- отзывы, листы аттестации, представления;
- копии паспортных данных, свидетельства о браке и т.д.;
- копии или выписки из приказов и заявлений о переводе на другую должность, а также справки-объективки и представления;
- копии документов о наложении взыскания или о награждения;
- для государственных или муниципальных организаций актуально содержание информации об имуществе и доходе, а также справок о проверке полноты и достоверности этих сведений в личных делах сотрудников;
- невостребованные документы, такие как трудовая книжка, свидетельство, диплом и т.д.;
- копии или выписки из заявлений и приказов о переводе, увольнении или переводе и т.д.;
- при необходимости в личное дело могут быть включены иные документы, это может быть актуально для государственной службы, более подробно вы можете прочесть об этом в Указе Президента РФ, ссылка на который есть во втором абзаце.
Формирование личного дела работника
При формировании личных дел сотрудников руководствуются принципом хронологии, то есть документы помещают в личное дело по мере их возникновения. После того, как работник увольняется, считается, что его личное дело завершено делопроизводством, и проводится подготовка к передаче в архив. Необходимо помнить, что дела государственных служащих передаются в архив лишь после того, как они хранились в кадровой службе на протяжении 10 лет. Это требование является нормативным, так как в случае перевода служащего в другой государственный орган, происходит передача его личного дела на новое место работы. Что касается других работников, то желательно, чтобы их дела передавались в архив не позже 3 лет по завершении делопроизводства.
Так как документ в составе личного дела имеют большую важность, должна быть составлена внутренняя опись по определенной форме. В качестве примера вы можете посмотреть образец внутренней описи дела). Следует помнить, что опись должна нумероваться отдельно от других документов в составе дела. Количество листов, содержащихся во внутренней описи, должно быть отмечено в листе-заверителе при подготовке к хранению в архиве личного дела, которые уже было завершено делопроизводством. Вы можете наглядно увидеть это в образце.
Для каждого сотрудника должно быть сформировано его собственное личное дело. При подготовке к хранению дел в архиве, личные дела могут быть сгруппированы в наряды, то есть, производится их подшивка в общем деле. Это актуально в случае небольшого количества личных дел, появляющихся в течение года. В такой ситуации внутренняя опись документов с делами должна содержать данные о включенных в нее личных делах. Это должен быть перечень с ФИО сотрудников и номерами листов дела. Такая комбинация позволит существенно облегчить работу с описью и делами.
Однако необходимо понимать, что подобное «общее» дело будет не слишком удобно для использования. В связи с этим оптимальным вариантом все же остается подшивка дел в качестве самостоятельных единиц хранения. Что касается гражданских служащих, то согласно нормативным требованиям, на каждого из них можно завести лишь отдельное дело.
Оформление личного дела
При оформлении личных дел сотрудников, необходимо помнить, что на обложке личного дела (образец которой вы можете найти по этой ссылке) обязательно должны присутствовать следующая информация:
- В качестве заголовка личного дела используются фамилия, имя и отчество определенного сотрудника, которые должны быть написаны в именительном падеже.
- Документы дела могут содержать разные варианты написания фамилии, имени или отчества сотрудника. Если это так, то данный факт необходимо зафиксировать в заголовке личного дела. Для этого обычно используют скобки, например:
Бартеньева Наталья (Наталия) Сергеевна,
Кривошей (Маслова) Мария Викторовна.
- Если документ формируется в составе общего дела, то наименование заголовка также должно содержать фамилии сотрудников, личные дела которых включаются в текущий том, например:
Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «К»-«Р»
То же, «С»-«Я».
- В соответствии с нормативными актами крайние даты должны быть теми же, что и в приказах о поступлении или же увольнении с работы. Однако в некоторых компаниях крайние даты устанавливают в соответствии с фактическими датами поступления и увольнения с работы, хотя такой вариант и не вполне корректен.
- Личное дело может содержать документы, которые датируются более ранними датами, нежели приказ о приеме сотрудника на работу, однако этот факт не учитывают при установке крайних дат для личных дел работников.
- Срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет ЭПК, для руководителей – бессрочно, в соответствии со ст.656 Типового перечня – 2010 года. Когда дело оформляется для архивного хранения, то номер статьи не переносят на его обложку, а лишь проставляют срок хранения данного документа. Срок хранения не имеет никакого отношения к возрасту сотрудника, его отсчет начинается с момента увольнения.
- Количество листов в деле должно быть зафиксировано.
В данной статье мы поговорили об основных документах, которые включаются в состав личного дела, а также рассмотрели самые важные требования, касающиеся формирования и хранения личных дел, а также оформления их обложек. Отдельная публикация, посвященная описи дел по личному делу, расскажет вам об особенностях систематизации таких документов как личные дела сотрудников.
Алла Дербенева