Архивная справка – образец составления

Архивная справка – образец составления

В этой статье мы подробно поговорим о порядке подготовки ответов на запросы, которые выполняются в виде архивной справки.

Следует обратить особое внимание на одно правило, которое имеет очень большое значение. Все сведения, которые интересуют заявителя, можно предоставить лишь в том случае, если для них имеется документальное подтверждение в архивных подлинниках. В архивной справке не должно быть никаких домыслов или предположений, даже если они кажутся логичными в контексте имеющихся в архиве компании документов. Таким образом, следует твердо запомнить, что собственные комментарии и выводы в архивных справках категорически запрещаются.

Архивная справка составляется на бланке организации, и у нее имеется своя установленная форма. В текст справки обязательно следует включать данные о предмете запроса, а также указать архивные шифры (номер дела в соответствии с описью), номера листов в документах дела, которые послужили в качестве основания при составлении справки, вся эта информация обычно выноситься в конец текста. Необходимо понимать, что справка теряет юридический смысл, если в ней отсутствует ссылка на архивные документы и поисковые данные.

Основные правила составления архивной справки

Архивная справка должна содержать лишь ту информацию, которая имеет отношение к лицу, упомянутому в запросе. Если документ-основание содержит информацию и о других лицах (не упомянутых в запросе), то в справке ни в коем случае не должно быть никаких указаний на этих лиц.

В тексте справки должен быть соблюден хронологический принцип последовательности событий, именно в том порядке, в котором они излагаются в архивных документах. Никаких исправлений в тексте быть не должно.

Если структурные подразделения предприятия, само предприятие, а также те или иные должности когда-либо были переименованы, то в архивной справке не должны быть указаны их современные названия. Таким образом, при создании архивной справки о работе того или иного лица в определенной организации все наименования должны быть перенесены из подлинных архивных документов в точном соответствии с тем, как они там обозначены в тот период времени, который необходим для формирования справки. Если в течение того времени, которое указано в запросе, происходили какие-либо переименования, то все они должны найти отражение в справке. Это может быть сделано в произвольном виде, пример вы можете увидеть в образце архивной справки.

При подготовке архивной справки могут быть обнаружены те или иные расхождения со сведениями, которые указаны в запросе. Это могут быть, например, разные варианты написания имен при условии совпадения фамилии и прочих данных. Также могут быть выявлены некоторые исправления, неразборчивый текст оригинала или какие-либо сокращения. В таких случаях в справке должны быть сделаны соответствующие примечания. К примеру, в нужной точке текста ставятся скобки, в которых указывают отметку такого типа: «Так в подлиннике документа» или же аналогичный вариант (пример вы также можете увидеть во втором образце архивной справки).

Если в запросе речь идет о заработной плате, то следует отдельно указать сумму, которая начислялась каждый месяц. Информация переносится из документов архива таким же образом, как она отражалась в оригиналах, масштаб цен также берется из запрашиваемого периода времени. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке.

Во время формирования справки нет необходимости рассчитывать общую сумму за год, а также среднемесячный или среднегодовой доход, производить поправки на инфляцию и тому подобные расчеты. Фактически от составителя справки требуется лишь осуществить перенос данных из подлинника в современный документ.

Если документов о заработной плате нет в наличии, то справку можно составить на основе штатного расписания. С помощью таких данных есть возможность определить должностной оклад за конкретный период. При помощи изучения приказов по основной деятельности, а также приказов по личному составу есть возможность определения наличия других выплат за временной отрезок, который интересует заявителя.

При необходимости подготовки справки о награждении конкретного лица, следует убедиться, что она будет содержать следующую информацию: наименование документа, который послужил основанием для награждения (постановление, приказ, решение и др.), наименования награды, ФИО награжденного лица.

Справка должна быть подписана руководителем или уполномоченным в соответствии с установленным приказом или должностной инструкцией порядком. Данный документ также должен быть заверен печатью организации.

Архивная справка о трудовом стаже – первый образец

УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ Степановой Евгении Алексеевне
ПРОИЗВОДСТВА ВЕНИКОВ ул. Лесная, д. 6, кв. 27
(Управление ТПВ) г. Новокузнецк, 000000
пр. Ленина, 41, г. Новокузнецк, 000000
телефон: (000)850-20-30; телефакс: (000)850-20-30;
e-mail: kadry@venik.ru
ОКПО …, ОГРН …,
ИНН/КПП

АРХИВНАЯ СПРАВКА

25.09.2014 № 02-14/002136

На № б/н от 01.10.2014

Степанова Евгения Алексеевна 21.05.2001 принята на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 12.01.2005 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора обрабатывающих установок (приказ директора от 21.05.2001 № 201-к), 31.07.2004 переведена на должность мастера 3 разряда отдела контроля (приказ директора от 31.07.2004 № 268-к), 22.03.2007 уволена по собственному желанию (приказ директора от 20.03.2007 № 302-к).

Основание:

Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.

Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.

Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.

Руководитель управления К.Л. Веденеев

Меркулова С.И.

00-00-00

Архивная справка о начислении заработной платы –второй образец

ФБУ «ИРКУТСКИЙ Павлову Владимиру Ярославовичу
ИНСТИТУТ ИСКУССТВА» ул. Краснознаменская, д. 12, кв. 162
(ФБУ «ИИИ») г. Иркутск, 000000
ул. Пушкина, д. 7, Иркустк, 000000
телефон: (10000)9-23-45; телефакс: (10000)9-23-45;
e-mail: isskusstvo@fby.net
ОКПО …, ОГРН …,
ИНН/КПП …

АРХИВНАЯ СПРАВКА

24.10.2014 № 06-14/0298

На № б/н от 19.10.2014

В соответствии с лицевыми счетами по заработной плате работников ФБУ «Иркутского института искусств» за май – сентябрь 2012 г. Павлову Владимиру Ярославовичу начислено:

май 2012 г. – 37214,07 руб.;

июнь 2012 г. – 36819,98 руб.;

июль 2012 г. – 42514,25 руб.;

август 2012 г. –

сентябрь 2012 г. – 37880,54 руб.

Информация о начислении за август 2012 г. в лицевых счетах отсутствует.

Павлов Владимир Ярославович за 2013 г. имел начисления:

январь 2013 г. – 38215,35 руб.;

(аналогично перечислить)

декабрь 2013 г. – 1027,61 руб.

Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период.

Основание:

Ф. 366, оп. 4, д. 26, л. 234-237.

Ф. 366, оп. 4, д. 39, л. 199-211.

Директор института Л.А. Розальская

Кривенко С.И.

0-00-00

В данной статье мы приводим лишь два примера образцов архивной справки, один из них касается стажа работы, а другой – заработной платы. По приведенным нами формам вы можете составлять справки, касающиеся любой интересующей вас тематики. Чтобы выполнить запрос, информацию также можно подготовить в форме архивной выписки и архивной копии. На эту тему мы поговорим в следующих статьях.

Отзывы и комментарии