Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации

Имеет ли смысл организации переходить на систему электронного документооборота? Неужели только по причине того, что сейчас это модно, но ведь вместе с тем может и ударить по карману. Как скоро она окупится? Как понять, действительно ли пришла пора перемен? Данная статья имеет цель – ответить на все эти вопросы, оценить недостатки и преимущества для тех сотрудников и делопроизводителей, которые будут непосредственно иметь дело с новой системой. Ну и для начала стоит выяснить, какие выгоды даст организации переход на электронный документооборот.

Все впечатления и выводы от использования системы электронного документооборота (СЭД) приведены с точки зрения специалиста по делопроизводству крупной организации с достаточно большим объемом документооборота. Для того чтобы не выступать в качестве агитаторов и рекламщиков, название СЭД мы опустим. Предоставленная информация дана для размышления о том, какая система подойдет именно вашей компании в том случае, если назрела необходимость в ее введении.

Электронный документооборот: негативные стороны

Во-первых, волокита, заключающаяся в процессе закрывания карточек документов, с которыми работает исполнитель, притом, что карточки создаются на каждый документ. Мало просто ее закрыть, необходимо сделать это правильно – в срок, проставить отметку об исполнении и т.д. В противном случае теряется эффективность использования системы электронного документооборота.

Компьютеры – это машины, а им свойственно «зависать» или вообще ломаться, то же самое можно сказать и про программу. От этого никто не застрахован, и в определенных случаях какие-то данные могут попросту «слететь», а на восстановление уходит драгоценное время.

Избавиться от этой проблемы бывает сложно. Разработчики тоже не сидят на месте, поэтому постоянно происходит какая-то доработка, модернизация программного продукта. В связи с чем увеличиваются затраты на систему в процессе ее функционирования и эксплуатации.

Когда в организации появляются новые сотрудники, то хотим мы этого или нет, но их надо обучать принципам установленной системы, причем многих – с самых основ электронного документооборота. Не всегда это касается только делопроизводителей, нередко – всех сотрудников, которые имеют доступ к компьютеру. Необходимо учитывать и человеческий фактор, не все открыты нововведениям.

Но, в общем-то, по большому счету, это проблема не работодателя, а людей, которые хотят работать в компании. Ведь офис без системы электронного документооборота в современном мире представить сложно.

Какие преимущества имеет электронный документооборот?

Данные о том, что именно изменил электронный документооборот в лучшую сторону, даны на примере конкретной организации и на основе собственного опыта.

В первую очередь стоит сказать о системе быстрого и результативного поиска нужного документа. То есть работа с документами (исполнение и контроль, анализ и пр.) налажена очень эффективно.

Она стала более прозрачной, осуществляется действенный контроль ее исполнения. Руководитель или сотрудник в любой момент могут получить информацию о том, какие документы и в каком количестве находятся на исполнении у конкретного специалиста. Кроме того, легко узнать (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов), выполнены ли все поручения в установленный срок. В результате чего исполнительская дисциплина значительно улучшилась.

Большое положительное значение имеет автоматизация процессов, за счет которой существенно уменьшилось время на взаимодействие сотрудников между собой, в первую очередь благодаря тому, что все поручения выдаются в электронном виде. Кроме того, ускоряется процесс движения информационного потока, так как автоматизированы процессы регистрации, наложения резолюции, согласования и т.п. Таким образом, эффективность работы всего офиса и каждого сотрудника в частности, значительно выросла.

В связи с тем, что хранение документации осуществляется не на бумажных носителях, а в электронном виде, уменьшились затраты компании. Но сказать, что бумага расходуется более экономно, нельзя, так как рассылка документов адресатам происходит все же традиционным способом. Электронный документооборот еще не вошел в массовое использование.

Минусы, безусловно, есть (хотя в старой системе работы их гораздо больше), но перечисленные плюсы их с лихвой перекрывают. Поэтому стоит хотя бы задуматься о перспективе перехода на систему электронного документооборота. Правильное решение вам поможет принять информация об основных параметрах выбора СЭД. Читайте это в продолжении темы.

Отзывы и комментарии