Основные моменты можно прочитать по приведенной ссылке, где вы найдете соответствующую публикацию. Более подробно о контрольных сроках изложено в другой статье, где вы также найдете информацию о том, какие документы лучше всего поставить на контроль и как организовать контроль исполнения документов.
А в данной статье мы поговорим о том, как организовать работу по контролю исполнения поручений, что зависит от принятого в организации способа регистрации документации – на бумажных носителях или же в электронном виде.
Если документы регистрируются на бумажных носителях
В том случае, если документы регистрируются в журналах, а также на бумажных носителях, для того чтобы поставить их на контроль, потребуется создать очередную бумажную карточку. Она может быть создана в любой форме, но должна содержать всю информацию, которая нужна для работы.
Данные карточки входят в состав картотеки контролируемых документов, их систематизируют по числам месяца от 1 до 31, а также они находятся в зависимости от контрольных сроков, которые устанавливаются для исполнения поручений. Карточки должны перебираться ежедневно, чтобы установить, какие контрольные сроки уже настали, какие приближаются, а какие уже были просрочены. После того, как документ будет исполнен, необходимо будет переместить соответствующую карточку из контрольной картотеки в справочную, то есть в картотеку с уже исполненными документами.
Как правило, ход исполнения документов, имеющий срок исполнения в текущий или ближайшие три дня, проверяется таким образом: ответственные работники создают напоминания о приближающихся сроках, а также заносят в карточки данные об уже исполненных документах. В карточки заносится информация о конкретных предпринятых действиях, а также о реквизитах уже подготовленных документов. Очевидно, что осуществление контроля при помощи бумажных карточек представляет собой достаточно трудоемкую задачу, поэтому в современных условиях это не слишком актуально.
Если документы регистрируются в электронном виде
В ситуации применения системы электронного документооборота или СЭД вы можете добиться автоматизации процесса контроля. Каждая система электронного документооборота имеет различные возможности, все зависит от конкретного варианта системы и ее функционала. Функционал же во многом зависит от того, сколько времени и средств было потрачено отделом IT на ее отладку. Зато при наличии такой системы на любой стадии делопроизводство будет возможно определить конкретных исполнителей каждого документа, а также проверить, на каком этапе обработки сейчас находится документ.
Если в вашей организации еще не применяется СЭД, то можно найти и другие способы ведения электронной документации. Например, может быть введена электронная регистрация документов, а также контроль исполнения поручений, для чего есть смысл использовать функционал электронной почты. В качестве примера можно предложить вариант с ведением электронного контроля исполнительской дисциплины при помощи программы MS Excel. В этой программе пользователи могут осуществлять вывод информации по контрольным срокам, определенным исполнителям или же иным параметрам, для чего используются фильтры. Но чтобы осуществить это необходимо будет, чтобы в форме регистрации было предусмотрено наличие минимума необходимой информации, в том числе такие графы как «исполнитель», «контрольный срок» и другие, ведь контроль, как правило, ведется на основании базы регистрации входящей документации.
Более подробно о том как проводить регистрацию документов вы можете прочесть в отдельной статье, где также приведен примерный образец журнала регистрации входящих документов. Приведенную в данной публикации форму можно взять в качестве основы, а затем адаптировать ее под определенные потребности вашего предприятия.
Так, мы видим, что для автоматизации отслеживания наступающих сроков исполнения, а также для создания напоминаний ответственными работниками и для консолидации результатов исполнения этих документов следует использовать все подходящие возможности. В таком случае вы сможете наиболее эффективно осуществлять контроль исполнения поручений.
Алла Дербенева