Система электронного документооборота – выбор СЭД

Система электронного документооборота – выбор СЭД

Когда в системе работы офиса назревает потребность в переменах, а именно в необходимости автоматизации процессов обработки документации, то, значит, пришло время задуматься о выборе наиболее подходящей системы электронного документооборота (сокращенно СЭД). Прошлая статья уже рассказала вам о том, какого результата можно ожидать от внедрения электронного документооборота.

Проблема целесообразности выбора может возникнуть у небольших офисов и фирм, в штате которых малое количество сотрудников, располагающихся в одном или двух помещениях. Как правило, в таких организациях работа построена по типу совмещения, и один сотрудник отвечает сразу за несколько видов деятельности. Предполагается, что при таком раскладе взаимодействие коллектива по вопросам документации реализуется достаточно легко. Поэтому ведущими факторами выбора СЭД будут ее простота и цена.

Можно предложить в этом случае наиболее простой вариант – это использование определенного порядка и структуры расположения файлов и папок на сервере. Для контроля движения бумаг и корреспонденции достаточно использовать возможности электронной почты. А в формате xls или doc, используя табличную форму, можно регистрировать документацию.

Если же подобной упрощенной системы недостаточно, и она не решает потребности организации в полной мере, возникла необходимость более эффективного взаимодействия, то пришло время современного документооборота в электронном виде. Первый вопрос, который при этом возникает – это вопрос выбора (на что обратить внимание, какие учитывать факторы, критерии, то есть – как выбрать грамотно).

Выбор СЭД: основные критерии

Давайте сразу уточним, наша статья написана без учета технической стороны вопроса, только с позиции делопроизводства.

  • Тщательно планируйте денежные расходы. Общая цена СЭД определяется не только стоимостью ее лицензии (системы), но и затратами на ее обслуживание уже в процессе эксплуатации. Так, если в своем штате сотрудников вы не располагаете специалистом, который при возникновении вопросов сможет решить их самостоятельно и разобраться во всем, то придется вызывать компетентных сотрудников обслуживающей компании. Это может быть весьма накладно и в итоге выльется в «кругленькую сумму».
  • Первым делом определитесь со своими требованиями к желаемой системе электронного документооборота, просто возьмите и составьте список. Это позволит вам наиболее рационально подойти к выбору СЭД, а после покупки и установки не нервничать из-за отсутствия какой-либо важной функции. Кроме того, учитывайте объем документооборота, возможность взаимодействия с удаленными филиалами, значимость горизонтальных связей.
  • Познакомьтесь с интерфейсом приобретаемой системы, оцените его простоту и понятность для пользователя.
  • Критерий надежности тоже занимает важное место при выборе. У специалистов компании проконсультируйтесь о некоторых технических деталях, возможности совмещения с приобретаемой системой уже имеющегося в компании программного обеспечения.
  • Учитывайте при выборе возможности системы относительно ее модернизации, настраивания под себя, специфику компании, ее нужды, с помощью выполнения работы сторонней организацией, либо своими специалистами. А также учитывайте способность системы к расширению в случае роста компании и подключения новых пользователей.

Указанные параметры для выбора СЭД, в принципе, иногда взаимоисключают друг друга. Не может быть идеальной программы за минимальную цену, большой функциональности и простоты управления одновременно. Поэтому ваша задача состоит в том, чтобы выбрать и заплатить только за то, что вам нужно.

Принимать решение о выборе только на основе отзывов, прочитанных в Интернете – это верх неблагоразумия. Чтобы проверить и опробовать систему, лучше всего скачать официальную демо-версию с сайта разработчика. Неплохо было бы проверить несколько таких пробных программ, чтобы понять уже на собственном опыте, что вам подходит, а что совершенно не годится. Полностью довольным вы вряд ли останетесь, так как любая система имеет как свои плюсы, так и минусы, поэтому в данном случае необходимо расставлять приоритеты (цена, функциональность, интерфейс и т.д.). Если в процессе использования демо-версии вдруг появятся вопросы, то обратитесь в службу технической поддержки и заодно оцените их работу (заинтересованность, скорость, вежливость, ответ по существу и т.д.).

Продолжение данной темы вы можете прочитать в следующей статье, которая даст характеристики наиболее распространенным в нашей стране системам электронного документооборота, и возможно поможет в решении вопроса выбора СЭД.

Отзывы и комментарии