В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).
Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.
Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей Как составить акт.
Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме
| Открытое акционерное общество | УТВЕРЖДАЮ |
| «Краска» | Генеральный директор |
| ОАО «Краска» | Н.А.Войкович |
| АКТ | 19.03.2013 |
19.03.2013 № 5
г. Норильск
приема-передачи организационно-распорядительных документов
Основание: приказ ОАО «Краска» от 18.03.2013 № 301 «О проведении приема-передачи организационно-распорядительных документов».
Составлено комиссией:
| Председатель: | Генеральный директор Н.А. Войкович |
| Члены комиссии: | зам. генерального директора А.П. Сопейко |
| главный бухгалтер С.В.Петрова | |
| Присутствовали: | начальник канцелярии В.П. Веренец |
| секретарь отдела Н.П. Карпенко |
Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:
|
п/п |
Наименование документа (дела) |
Крайние даты |
Кол-во документов (листов) |
Примечание |
|
1 |
Протоколы общего собрания акционеров ОАО «Краска» |
01.03.2010- 18.03.2013 |
228 |
|
| ... | ||||
| ... |
Положения об общих собраниях акционеров |
2010—2013 |
120 |
Отсутствует положение об общих собраниях акционеров № 1/36 за 2013 год |
| ... |
Приказы ОАО «Краски» |
2010-2013 |
1015 |
Приложение №1 |
Одновременно передается печать канцелярии.
В процессе приемки-передачи документов установлено:
... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).
Приложение:
- Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
- Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.
| Передал | В.П. Веренец |
| Принял | Н.П. Карпенко |
| Председатель комиссии | Н.А. Войкович |
| Члены комиссии | А.П. Сопейко |
| С.В. Петрова |
Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.
Составление акта приема-передачи документов
Началом процесса передачи документов может послужить приказ о назначении состава комиссии. Он составляется в случаях:
- Увольнения работника,
- Назначения работника на ту или иную должность,
- Перевода сотрудника на другую должность,
- Перевода сотрудника в другое подразделение,
- Иной приказ по личному составу.
В состав комиссии должны входить как минимум три человека.
Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие – состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:
|
п/п |
Дата |
Номер документа |
Наименование документа |
Примечания |
|
8 |
01.09.2013 |
04-19/2731-р |
Письмо председателя ООО о приеме … |
На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: формирование дел, факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.
В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение – неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.
Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.
Евгений Кручинин