Как правильно заверить копию документа

Как правильно заверить копию документа

В каждой организации существует потребность в выдаче копий различных документов, выписки из приказов и т.д. Чтобы они имели юридическую силу, необходимо их правильно оформлять, а в частности заверять. Поэтому давайте рассмотрим, как правильно оформить отметку, заверяющую копию необходимого документа, в соответствии с требованиями к реквизитам документов, отраженным в существующих правилах делопроизводства.

На свободном месте внизу последнего (или единственного) листа заверяемого документа, после основного текста необходимо отразить сведения следующего содержания:

  • желательно включить пункт о местонахождении подлинника документа, а в органах федеральной власти – это обязательно;
  • сделать заверительную надпись «ВЕРНО», двоеточие ставить не нужно;
  • должностное положение лица, заверяющего копию;
  • его личная подпись;
  • расшифровка подписи;
  • дата, когда был заверен документ;
  • печать организации в случае отправления документа в другую организацию.

Представляем вашему вниманию образец того, как надо заверять копии документов:

Подлинник документа в деле ОАО «Умница» № 02-04 за 2013 год.

Верно

Генеральный директор Подпись Р.Д. Крашенинникова

17.12.2013 Печать

Порядок заверения копий документов, имеющих достаточно большое количество страниц, на данный момент не имеет единых требований, касающихся в частности способа скрепления листов, оформления и содержания надписи на наклейке и т.п. Взяв за основу собственный опыт, можем посоветовать следующий способ заверения копии многостраничного документа:

  • нумерация листов;
  • их скрепление при помощи нити или металлических скоб;
  • приклеивание на место скрепления бумажной наклейки;
  • наклейка содержит сведения о количестве листов в документе (например, «в копии всего 23 листа» или «Прошит и пронумерован 31 лист») и подпись (с расшифровкой) сотрудника, который заверил документ;
  • штамп печати на наклейке, как правило, он затрагивает ее только частично.

Скреплять листы необходимо в обязательном порядке. Недопустим вариант с проставлением на каждой странице документа (с большим количеством страниц) отметки «ВЕРНО».

Полученная информация поможет вам заверить копию нужного документа грамотно и правильно.

Отзывы и комментарии