Оформление номенклатуры дел организации

Оформление номенклатуры дел организации

Ранее уже была рассмотрена система составления и утверждения номенклатуры дел. Сейчас на образце общей номенклатуры дел для определенной организации давайте ознакомимся с порядком ее оформления. То есть с порядком заполнения в форме граф. Это один из основных вопросов в теме правильного ведения делопроизводства, его изучение не займет у вас много времени, и в любом случае потрачено оно будет не зря.

Наиболее удобной и особенно актуальной для крупных организаций является система наименований разделов номенклатуры дел согласно структурным подразделениям на основе штатного расписания. Не возбраняется выделять подразделы в зависимости от функциональных обязанностей отделов, а небольшим организациям советуем начать с деления только по функциональному типу. Например: правовое обеспечение, секретариат, кадровое обеспечение и т.д.

В первой графе указывается индекс дела. Его название состоит из двух цифровых обозначений, первое представляет собой номер подразделения, второе – номер дела в пределах этого подразделения. К примеру, 01-06, где под 01 следует подразумевать секретариат, а под 06 – номер любого дела в нем. Или 05-21, где 05 – это бухгалтерия, а 21 – номер дела в бухгалтерии, и т.д.

Как составить заголовок правильно

Прочитав название второй графы в номенклатуре дел, каждый человек должен понять, о чем там идет речь, основное содержание и состав документов в деле. Не рекомендуется использование сложных, длинных формулировок и вводных слов.

Также следует избегать пустых описаний, которые, как правило, даются расплывчато и не несут никакой информативной нагрузки. Самые распространенные примеры того, как делать не надо: «Исходящие письма», «Разные материалы», «Документы для служебного пользования» и пр.

Располагайте элементы заголовка в принятой последовательности:

  • обязательным элементом, с которого всегда начинают заголовок, является вид документов/дела (протоколы, переписка, приказы т.д.);
  • автор;
  • корреспондент/адресат, то есть тот, от кого получен/кому адресован документ;
  • в сочетании с предшествующим элементом – указание территории;
  • содержание вкратце;
  • период или дата (особенно важно при указании планов и различного рода отчетов).

Считается, что в формулировке заголовков следует использовать как можно больше элементов. Обратите внимание на некоторые, наиболее типичные примеры.

Журнал об учете движения путевых листов»

вид + содержание

Приказы директора по вопросам административно-хозяйственной деятельности»

вид + авторство + содержание

Квартальные отчеты организации, касающиеся профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров»

план/отчет + авторство + содержание

Годовой план о противодействии коррупции»

период + план/отчет + содержание

Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда»

переписка + по вопросу + с кем (если однородные корреспонденты)

Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда Определенного района города Н.»

переписка + по вопросу + с кем (если конкретный корреспондент)

Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий»

переписка + по вопросу + нет с кем (если разнородные корреспонденты)

Документы о планах организации по профессиональной подготовке и повышению квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)»

документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)

Обращения граждан в организацию и документы об их рассмотрении»

документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

Как правило, принято указывать в заголовке данные о том, что это копия документа, при этом в графе 5 номенклатуры следует сделать отметку о том, где находится подлинник. Обратите внимание на прошлую статью о делах 03-03, 03-04 в примере о ведении номенклатуры дел в организации.

В организации можно использовать два вида номенклатуры (если они для нее предусмотрены). Первая – это типовая, она обладает нормативным статусом, то есть обязательна. Второй вид – примерная номенклатура дел (по сути это набросок), и она носит всего лишь рекомендательный характер.

Номенклатура дел, составленная с самого начала, не является истинной и единственно верной, она может меняться и редактировать по мере осуществления процесса делопроизводства в течение года.

В одном деле не должны храниться документы, имеющие временный и постоянный срок хранения, не зря же для них предусмотрены различные заголовки. Если в одном деле фигурирует несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет), то следует принимать больший из них срок (5 лет).

Номенклатура дел: систематизация заголовков

Четкого регламента и правил, как расположить заголовки, нет. Ориентироваться стоит на степень важности дел каждого раздела и их взаимосвязь друг с другом. Допустимы свои личные предпочтения, которые вам удобны, а также вариативность, но в разумных пределах. Для тех, кто не знает, с чего начать, будут полезны некоторые рекомендации.

Не подставляйте себя под угрозу и не обижайте руководителя, самая неуместная система – это когда маловажный журнал учета, например, ключей от какого-либо склада, выставляется в самое начало раздела, а приказы руководителя организации относительно основной деятельности скромно существуют в самом конце.

Ниже вашему вниманию представлена схема расположения в разделе или подразделе заголовков (она примерна и может изменяться в зависимости от организации и особенностей ее деятельности):

  • документация организационно-распорядительного характера, а именно Устав, различные положения и приказы, структура организации и ее штатное расписание и пр.;
  • планы;
  • данные отчетов;
  • договоры;
  • различного рода переписка;
  • документы, касающиеся основного рода деятельности (их разновидности следует указывать в скобках);
  • документы, касающиеся вспомогательной деятельности (в скобках указывайте их разновидность);
  • документы учета (книги, журналы, базы данных);
  • материалы, связанные с делопроизводством, например, описи для архива.

Относительно 5-7 пункта необходимо сделать разъяснение. В них число заголовков может изменяться в зависимости от величины организации и количества структурных подразделений.

На случай если в процессе делопроизводства появятся новые дела, имеет смысл оставить резервные номера для каждого раздела номенклатуры. В случае чего их можно будет просто вписать, не утверждая при этом номенклатуру дел заново.

В графе третьей указывают количество дел за отчетный период (за год), а в процессе, то есть в течение года количество дел не проставляется. Эти данные выступают за основу для последующего составления итоговых записей о том, в каком количестве были заведены дела в течение прошедшего года.

Сроки хранения дел

Чтобы заполнить графу четвертую (сроки хранения дел ), следует пользоваться перечнем документов либо иными нормативно правовыми актами, регламентирующими область деятельности организации с оформлением ссылки на определенную статью или пункт.

Чтобы в процессе работы с документами определить правильно сроки их хранения, следует учесть все примечания к ним, а так же условия, при которых действуют установленные сроки. Если имеются примечания, то вносить их необходимо в графу 5 составляемой номенклатуры дел. Обратите внимание на представленный в предыдущей статье образец. Так, к делу 01-07 согласно перечню добавлен комментарий о сроке хранения, а для дел 02-01 и 02-05 установлен срок, согласно примечанию, указанному в перечне документов.

Источником формирования государственного архива являются лишь те организации, которые представляют документы на государственное хранение. Остальные же, как правило, меняют формулировку о сроке хранения «постоянно» по типовому перечню на иную, например, «не меньше 10 лет» или «до ликвидации организации». Уменьшать сроки хранения нельзя, но возможно их увеличение исключительно из практических соображений.

Если для вашей организации существует типовая или примерная номенклатура дел, то в свою номенклатуру сроки хранения необходимо переносить из нее без изменений.

Все примечания к делам, которые появляются в процессе работы с номенклатурой дел, заносите в графу 5. Например, данные о переходящих делах, которые необходимо продолжить в будущем году или напротив, те которые идут еще с прошлого года.

Стоит обратить внимание на еще один значительный момент. На каком бы носителе информации (электронном или бумажном) не находился документ, его обязательно надо включать в номенклатуру дел. Просто в графе с примечанием сделайте отметку о том, что документ ведется и формируется в электронном виде. При этом сроки хранения не зависят от формы носителя.

Таким образом, изучив приведенный подробный пример, вы получили общее представление об основных структурных этапах организации работы. На этой основе вам будет гораздо легче справиться с созданием и оформлением номенклатуры дел в своей организации. В дальнейшем планируется разместить на сайте образцы номенклатуры дел для отдельных подразделений фирмы.

Отзывы и комментарии