В каждой организации существует потребность в выдаче копий различных документов, выписки из приказов и т.д. Чтобы они имели юридическую силу, необходимо их правильно оформлять, а в частности заверять. Поэтому давайте рассмотрим, как правильно оформить отметку, заверяющую копию необходимого документа, в соответствии с требованиями к реквизитам документов, отраженным в существующих правилах делопроизводства.
На свободном месте внизу последнего (или единственного) листа заверяемого документа, после основного текста необходимо отразить сведения следующего содержания:
- желательно включить пункт о местонахождении подлинника документа, а в органах федеральной власти – это обязательно;
- сделать заверительную надпись «ВЕРНО», двоеточие ставить не нужно;
- должностное положение лица, заверяющего копию;
- его личная подпись;
- расшифровка подписи;
- дата, когда был заверен документ;
- печать организации в случае отправления документа в другую организацию.
Представляем вашему вниманию образец того, как надо заверять копии документов:
Подлинник документа в деле ОАО «Умница» № 02-04 за 2013 год.
Верно
Генеральный директор | Подпись | Р.Д. Крашенинникова |
17.12.2013 Печать
Порядок заверения копий документов, имеющих достаточно большое количество страниц, на данный момент не имеет единых требований, касающихся в частности способа скрепления листов, оформления и содержания надписи на наклейке и т.п. Взяв за основу собственный опыт, можем посоветовать следующий способ заверения копии многостраничного документа:
- нумерация листов;
- их скрепление при помощи нити или металлических скоб;
- приклеивание на место скрепления бумажной наклейки;
- наклейка содержит сведения о количестве листов в документе (например, «в копии всего 23 листа» или «Прошит и пронумерован 31 лист») и подпись (с расшифровкой) сотрудника, который заверил документ;
- штамп печати на наклейке, как правило, он затрагивает ее только частично.
Скреплять листы необходимо в обязательном порядке. Недопустим вариант с проставлением на каждой странице документа (с большим количеством страниц) отметки «ВЕРНО».
Полученная информация поможет вам заверить копию нужного документа грамотно и правильно.