Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.
Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.
Существует два варианта формулировки приказа:
- «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
- «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.
Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»
ЗАО «Летящая стрела»
ПРИКАЗ
| "11" ноября 2014 г. № 91 | г. Томск |
Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год
На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов
п р и к а з ы в а ю:
- Утвердить номенклатуру дел общества на 2015 год, прилагаемую к данному приказу, и ввести в действие с 01 января 2015.
- Заместителю генерального директора (Кружкину А.П.) направить в отделы общества выписки из соответствующих направлению их деятельности разделов номенклатуры дел для последующего применения в работе.
- Руководителям отделов обеспечить формирование и оформление дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
- Приказ общества от (НОМЕР И ДАТА) «(НАЗВАНИЕ ПРИКАЗА)» признать утратившим силу.
- Контроль за надлежащим и своевременным исполнением данного приказа возложить на главного инженера А.Я.Петрушина.
| Генеральный директор | Д.Л. Конев |
Еще один вариант формулировки:
в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией
п р и к а з ы в а ю:
- Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
- Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
| Генеральный директор | Д.Л. Конев |
Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.
Александра Колоскова