Приказы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и юридически закрепляют его отношения с работодателем. На основе приказов ведется трудовая книжка и личное дело, а в зависимости от их содержания назначается оплата труда, осуществляются переводы и повышения в должности.
Они являются самостоятельной группой распорядительных документов и основой кадрового документооборота. Подшиваются эти приказы в отдельное дело, нумеруются вне зависимости от прочих приказов, систематизируются по времени создания.
Унификация формы оформления
Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления. Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма приказа по основной деятельности предприятия.
Помимо оригиналов, могут быть оформлены копии приказов для бухгалтерии предприятия. Копии руководителем не подписываются, а лишь заверяются работником кадровой службы. Оригинал приказа всегда остается на хранении в кадровой службе.
Классификация, подшивка, хранение
При классификации приказов учитывается принятый минимальный срок их хранения, который определяется в соответствии с Типовым перечнем документов 2010 года выпуска. Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли. Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для проведения экспертизы ценности документов. Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.
Целесообразно нумеровать и формировать подшивку приказов длительного хранения отдельно от приказов кратковременного хранения. Каждое подшитое дело непременно заносится в номенклатуру дел организации.
В больших учреждениях с объемным документооборотом удобно подразделять приказы на разновидности по их содержанию. Например, при большом количестве документов сроком хранения 75 лет их можно разделить на три группы: о приеме на работу, увольнении и переводе; об отпуске; прочие приказы. Также допускается подразделение приказов краткосрочного хранения.
Каждой группе приказов дается делопроизводственный индекс из букв, цифр или их сочетания.
Предшествующие документы
Оформлению приказа по личному составу предшествует письменное основание, например:
- заявления сотрудников,
- трудовые договоры,
- докладные и служебные записки,
- представления,
- акты,
- служебные письма от работодателей,
- копии личных документов и др.
Выпуску приказа может предшествовать несколько оснований, например, трудовой договор и личное заявление. Основания могут помещаться в личное дело работника, если приказ имеет длительный срок хранения. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру. Следует указать основные разновидности оснований в заголовке дела, к примеру, «Документы о выделении дополнительных средств (о назначении премий, материальной помощи и вознаграждений)». В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.
С соответствующим содержанию заголовком оформляется и обложка дела с приказами. Например, «Приказы генерального директора ЗАО «СтройИнвест» по командированию сотрудников (длительные командировки)».
Проверка, передача в архив и уничтожение
Каждый документ в обязательном порядке проходит тщательную проверку оформления. При отсутствии даты, необходимых подписей, при наличии ошибок в основном тексте приказ отправляется на доработку или исправление.
Приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, необходимо правильно передать в архив организации и включить в опись дел по личному составу. Прочие приказы, срок хранения которых составляет меньшее время, после истечения сроков уничтожаются вместе с другими документами, о чем составляется акт об уничтожении документов. Обычно документы предприятия уничтожают централизованно. Поэтому составляется сводный акт, куда входит остальная документация со всех подразделений данного предприятия.
Александра Колоскова