Дела оформляются в момент их заведения, а также при подготовке документов для передачи на архивное хранение. В момент заведения дела самое важное – корректно оформить обложку дела, то есть правильно оформить все требуемые элементы обложки. На протяжении делопроизводственного года следует придерживаться действующих требований к формированию дел.
В случае если дело имеет срок хранения не более 10 лет, допустимо использовать частичное оформление дела. Сроки можно уточнить по номенклатуре дел или же по перечням документов. Естественно, на любом предприятии, документы с пятилетним сроком хранения будут составлять большую часть.
Если производится частичное оформление дела, то документы можно оставить в тех папках, в которых они находились на протяжении делопроизводственного года, а в дополнительных действиях нет никакой необходимости. После того как истечет срок хранения этих документов, и отпадет практическая необходимость в них, следует составить акт на уничтожение документов.
Для дел, имеющих постоянный или долговременный срок хранения (более 10 лет), необходимо проводить полное оформление. Обычно это делается во время подготовки к передаче дел в архив предприятия. При оформлении таких дел необходимо соблюдать следующие требования:
- Листы дела должны быть заново систематизированы, то есть наиболее ранний документ помещают первым – наверху стопки, причем все металлические элементы, такие как скобы и скрепки, должны быть удалены.
- Нумерация листов производится при помощи простого карандаша: номер ставится на каждом листе, в верхнем правом углу. При этом не забывайте, что внутренняя опись и лист-заверитель не должны нумероваться. Листы нумеруются в каждом томе по отдельности, а при изменении нумерации старые номера просто зачеркивают.
- Осуществляется оформление листа-заверителя дела.
- При необходимости составляют внутреннюю опись документов дела.
- Обложка дела оформляется в соответствии с установленной формой (чтобы посмотреть образец оформления, перейдите по ссылке, содержащейся в первом абзаце данной статьи).
- Необходимо произвести прошивку или переплет документов в картон или другую твердую обложку на четыре прокола. Сделать это можно как своими силами, так и воспользовавшись услугами специализированной компании. Эту работу можно проделать без привлечения специальной аппаратуры. Чтобы сделать проколы было проще, можно воспользоваться обыкновенной электродрелью со сверлом маленького диаметра, а для прошивки понадобится большая игла и капроновые нитки.
Нормативные документы не предусматривают каких-либо еще инструкций, касающихся прошивки или переплета дел. Главное, чтобы готовая работа получилась аккуратной, а текст документов, составляющих дело, оставался читаемым.
После того как дела будут полностью оформлены, их можно будет передавать на длительное хранение в архив предприятия, а также осуществить последующую передачу на государственное хранение, если предприятие является источником комплектования государственного архива.
Алла Дербенева