Образец служебной записки

Образец служебной записки

В данной статье мы поговорим о том, как правильно составляется служебная записка. Также вы найдете здесь образец такого документа, который станет наглядным примером при самостоятельном написании служебной записки.

Целью составления служебной записки является ведение переписки между различными структурными подразделениями предприятия. Иными словами, это коммуникация на горизонтальном уровне в случаях, когда решить тот или иной вопрос не получается разрешить при помощи устного обращения, а факт взаимоотношений между разными отделами должен быть задокументирован. Служебная записка может быть адресована на имя начальника или же конкретного специалиста другого отдела. Информирование руководителя более высокого уровня производится в докладной записке, хотя, по сути, оба эти документа практически идентичны.

Служебная записка, как правило, является внутренним документом. Обращения же в другие организации таким образом производятся крайне редко, при этом они оформляются на бланке письма.

Как составить служебную записку

Написание служебной записки должно быть связано с вопросами деятельности, которая находится в ведении структурного подразделения, причем нет необходимости в обращении к вышестоящему руководству.

Писать служебную записку начинают с того, что освещают сложившуюся ситуацию, а также поясняют, на основании каких причин или событий составляется данный документ. Затем необходимо изложить непосредственную просьбу или же перечислить действия, которые автор записки полагает необходимыми. Ниже мы предложим вашему вниманию образец служебной записки, где также будет приведен перечень обязательных элементов такого документа.

Подпись в служебной записке ставит ее составитель. Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.

Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами. В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.

Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность делать ссылки на определенный документ, служебные записки лучше всего регистрировать, для чего проставляется порядковый номер и дата документа. Если на предприятии не практикуется ведение документооборота в электронном виде, то упростить процесс можно следующим образом. Не обязательно дополнительно заводить специальный журнал для служебных записок. Гораздо целесообразнее будет выделить на жестком диске компьютера определенную папку, в которую можно поочередно помещать служебные записки, каждую под следующим порядковым номером. Таким способом легко создается база служебных записок организации в электронном виде. Это не только быстро и просто, но также и очень удобно, так как найти нужный документ можно без особого труда.

Образец служебной записки

ОТДЕЛ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Начальнику отдела безопасности
А.И. Степанченко
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

28.03.2014 № 02-19/23

На №
О выходе на работу в выходной день

В связи со служебной необходимостью (подготовкой к проведению внеплановой проверки 01.04.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 31.03.2014 специалисту внутреннего аудита Самохвалову Илье Михайловичу.

Начальник отдела Е.Я. Тихонова

Служебная записка с примером ответа на запрос

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела бухгалтерского учета
К.С. Мартыновой
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19.08.2014 № 06-19/72
На № 04-17/125 от 14.08.2014
О представлении списка сотрудников
для участия в тренинге

Представляем список сотрудников отдела для участия в тренинге, проводимом ЗАО «Инновационные решения» по программе «Обучение работе с СЭД Оптимум» с представлением ее функциональных возможностей:

  1. Хвалынская Д.П. – начальник отдела
  2. Крамарова С.Т. – заместитель начальника отдела
  3. Филиппова А.Е. – ведущий специалист
  4. Галяева Ф.А. – старший специалист
Начальник отдела Д.П. Хвалынская

Еще один пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ЗАКУПОК Начальнику отдела информационных технологий
Р.О. Дмитриеву
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
09.2014 № 08-27/64
На №
О проверке работоспособности сетевого принтера

С 21.09.2014 в работе сетевого принтера, закрепленного за кабинетом №3 отдела закупок, происходят постоянные сбои при печати сброшюрованных документов. Просим Вам провести диагностику указанного сетевого принтера и устранить возникшие неисправности.

Начальник отдела Ю.С. Креммер

Мы надеемся, что предложенные примеры служебных записок будут полезны вам, и вы будете смело использовать их в своей повседневной работе.

Отзывы и комментарии